تدوین فرآیندتدوین فرآیند

جامع توزیع و پخش

برنامه‌ریزی، تنظیم و انتخاب روش مناسب درباره توزیع و فروش کالا، از جمله بهترین تصمیماتی است که مدیران ارشد هر سازماني می‌بایست به آن توجه ویژه‌ای داشته باشند. تصمیم‌گیری درباره انتخاب یکی از روش‌های توزیع و فروش تاثیر مستقیمی بر تمامی فعالیت‌ها و فرآیندهای درون سازمانی و نیز میزان سود دهی شرکت‌ها و بنگاه‌های اقتصادی دارد. یقینا مدیران به دنبال این هدف هستند که با عرضه مناسب محصولات خود با در نظر گرفتن زمان تحویل، پراکندگی جغرافیایی و سود فروش، ضمن ارائه خدمات مناسب به مشتریان اعم از تخفیفات نقدی و جوایز جنسی و برگزاری جشنواره‌های ویژه فروش بیشترین بهره‌وری را متوجه سازمان خود نمایند. در این مسیر اگر به جریان‌های توزیع کالا توجه کافی نشود، عواقب زیانباری پیش روی شرکت‌های توزیع کننده خواهد بود اما در مقابل می‌توان با برنامه‌ریزی صحیح و اتخاذ تصمیمات مناسب موجبات رشد در تمامی حوزه‌های مرتبط با این مقوله به خصوص در بالا رفتن میزان فروش و مدیریت جریان نقدیندگی حاصل از فروش را فراهم کرد.

با توجه به بررسی‌های انجام شده، در حال حاضر اکثر شرکت‌های تولید کننده محصولات، جهت کنترل آخرین وضعیت بازار ، مشتریان و محصولات خود روش توزیع و فروش مویرگی را در دستور کار خود قرار داده‌اند. هر چند که ایجاد و کنترل شبکه گسترده فروش مویرگی مستلزم اجرا و رعایت دقیق موارد مهمی از قبیل مدیریت نیروی انسانی، ریسک بازگشت وجوه حاصل از فروش و کنترل لحظه‌ای فضای رقابتی است، لیکن اجرای صحیح اصول و موازین این شبکه با آخرین دستاوردهای این روش موجب خواهد شد در سیاست‌ها و خطی مشی و نیز تولید و توزیع هماهنگی بیشتری ایجاد شود و عملکرد بسیار مناسبی در روند توزیع و باز پرداخت وجوه حاصل گردد.
با توجه به نیاز شرکت‌های بازرگانی در استقرار و استفاده بهینه از سیستم‌های نرم‌افزاری، شرکت «تدوین فرآیند» به موازات سیستم‌های اطلاعات مدیریت(MIS) و مدیریت منابع سازمانی(ERP) اقدام به طراحی راهکار پیشنهادی خود نموده است و با اتکا به تجربیات حاصل از شناخت این صنعت و نیروی کارشناسی مجرب توانسته است با در نظر گرفتن کلیه سیاست‌های دفتر مرکزی به عنوان توزیع‌ کننده اصلی محصولات، ضمن برقراری ارتباط با مراکز توزیع شهرستان‌ها، مراحل و فرآیندهای هر بخش اعم از تعیین ضوابط قیمت، تخفیفات کالاها و جوایز جنسی به ازای هر دوره زمانی را تنظیم کرده تا پس از پایان عملیات توزیع و وصول وجوه حاصل از فروش، کلیه عملکرد انجام شده را در قالب گزارش‌های مقایسه‌ای و آماری در اختیار مدیران ارشد سازمان‌ها قرار داده و آنها را از آخرین وضعیت اطلاعات جهت اتخاذ هرگونه تصمیم و برنامه‌ریزی مناسب مطلع نماید.
امکانات و ویژگی ها
با توجه به نگرش‌های گوناگون در کنترل و اجرای توزیع و فروش پخش به صورت مویرگی به روش برنامه‌ریزی ویزیت (PreVisit)، در طراحی این نرم افزار سعی بر این بوده است تا قابلیت‌ها از طریق طبقه‌بندی به زیر سیستم‌های توزیع و فروش، حسابداری، ذی‌حسابی مشتریان، انبار و حسابداری فروشندگان تقسیم شده و در نهایت پس از تایید عملکرد روزانه واحدهای یاد شده، اطلاعات به صورت خلاصه و در قالب فرمت اسناد حسابداری به زیر سیستم حسابداری مالی ارسال گردد.

 تعریف مشخصات کالا با بسته‌بندی متفاوت با امکان اشاره به مشخصات جانبی
 تعیین لیست قیمت کالاها به نسبت مراکز توزیع و انواع فروش در هر بازه زمانی
 تعریف انواع مراکز توزیع و فروش به تفکیک شعب و تعیین سیاست فروش (خرده فروشی – عمده فروشی)
 تعریف ضوابط تخفیفات اعم از نقدی، حجمی، صنفی و سایر تخفیفات به صورت کاملا فرمولی در هر بازه زمانی با در نظر گرفتن گروه مشتریان، گروه کالاها، نحوه فروش و نوع فروش با اولویت بندی در زمان محاسبه تخفیفات
 تعریف جشنواره های ویژه در  هر مقطع زمانی برای سبد محصولات خاص و اعمال تخفیفات و جوایز جنسی
 تعیین جوایز جنسی به دو روش جوایز آشکار  و جوایز نهان و محاسبه مجزا برای هر یک از اسناد فروش
 تعریف مشخصات خریداران با اشاره به مشخصات جانبی و تعیین اعتبار جاری و اسنادی آنها
 تعریف کارکنان و عوامل فروش اعم از فروشندگان، توزیع کنندگان، رانندگان، وصول کننده‌ها و تعیین محدوده کاری هر یک از عوامل مربوطه
 تعیین سهمیه فروشندگان(ویزیتور) به میزان هر کالا در هر مقطع زمانی جهت کنترل و توزیع یکسان محصولات در تمامی مناطق و نواحی‌ها
 تعیین مدت زمان پرداخت(فرجه) به نسبت هر کالا جهت محاسبه نحوه پرداخت به برای هر سفارش مشتریان توسط سیستم
 برنامه‌ریزی فروشندگان جهت تهیه لیست مشتریان به صورت هفتگی یا هر دوره ویزیت با آخرین وضعیت ریالی
 ثبت و یا دریافت نتیجه ویزیت روزانه فروشندگان به صورت دستی و یا دریافت از سیستم فروش همراه(Pocket PC یا PDA)
 دریافت سفارش و درخواست مشتریان با دسترسی آسان به اطلاعات و سهولت کاربری و محاسبه تمامی ضوابط قیمتی اعم از بهای کالا، تخفیفات، اضافات و جوایز جنسی با در نظر گرفتن موجودی لحظه‌ای انبارها
 تهیه لیست مسیر و صدور درخواست گروهی برای مسیرهای توزیع با امکان معرفی توزیع کننده و راننده جهت کنترل ظرفیت بهینه حمل کالا
 صدور فاکتور قطعی کالا به صورت موردی و یا گروهی با امکان تغییر کالای تحویل شده به مشتریان و تخصیص وجه دریافتی رسید صندوق
 صدور اوراق برگشت از فروش و توزیع به نسبت فاکتور مشتریان و یا توزیع کنندگان کالا فروش جهت مطابقت میزان حواله تحویل با فروش خالص تحقق یافته
 تهیه لیست از وصول فاکتور مشتریان به ازای هر وصول‌گر و پیگیری فاکتور های تسویه نشده
 بررسی و کنترل عملکرد روزانه توزیع کنندگان کالا، بستن حساب روزانه آنها و تهیه لیست‌های مربوطه و ارسال آن به واحد حسابداری مالی
 تعریف انبارهای توزیع با در نظر گرفتن روش کنترل موجودی به روش‌های معمولی، سریالی بچ و پارشیال
 تغذیه و ثبت تمامی اوراق و اسناد وارده و صادره انبارها با دسترسی لحظه‌ای به موجودی و گردش کالاها
 تغذیه درخواست‌های خرید و تامین کالاهای مورد نیاز با اشاره به مشخصات تامین کننده و زمان نیاز
 تعریف قیمت خرید کالاها و قیمت استاندارد آنها با در نظر گرفتن روش‌های قیمت‌گذاری متعارف
 تعریف مدل و بچ کالاها با اشاره به تاریخ انقضاء و شماره بچ (برای صنایع دارويی و غذایی)
 ارسال سند حسابداری با تنظیم ضوابط مربوطه به بخش حسابداری مالی
 تعریف انواع وجه جاری، اسنادی ، بانکی و صندوق‌های فعال متناسب با شرایط هر سازمان
 تغذیه و ثبت کلیه‌دریافت‌هاشامل رسید صندوق و وجوه مشتری با نسبت امکان تخصیص وجوه به فاکتورهای مشتریان وپیگیری‌وجوه‌تا‌مرحله‌وصول آنها
 پیگیری و ردیابی چک‌های برگشتی مشتریان و تاثیر لحظه‌ای بر آخرین وضعیت اعتباری و ریالی مشتریان
 تغذیه و ثبت کلیه پرداخت‌ها شامل پرداخت به مشتریان، سایر اشخاص، صورت هزینه تنخواه و انتقال بانکی با امکان صدور و چاپ مکانیزه انواع چک‌های بانکی
 تهیه و صدور سند حسابداری برای عملکرد روزانه دریافت‌ها و پرداخت‌های بانک‌ها و صندوق‌های مراکز توزیع و ارسال آن به بخش حسابداری
 تعیین ضوابط پاداش فروشندگان به نسبت هدف‌گذاری و پیش بینی فروش ماهانه
 محاسبه پاداش مالی توزیع کنندگان، فروشندگان و سرپرستان فروش و اعمال در حساب‌های مالی
 تنظیم ساختار پیش‌بینی فروش در سطح مراکز توزیع شهرستان‌ها و مناطق و مقایسه پیش‌بینی و عملکرد تحقیق یافته
 گزارش  میزان فروش مراکز توزیع و مقایسه دوره‌ای به تفکیک سال و ماه
 گزارش خلاصه وضعیت فروش کالاها به تفکیک سرپرستان و فروشندگان
 گزارش آخرین وضعیت نهایی مشتریان( تراز حسابداری فروش)
 گزارش کامل گردش مقداری و ریالی کالاها به تفکیک انبارهای توزیع
 گزارش انحراف فروش تحقق یافته با پیش‌بینی فروش به نسبت فروشندگان و مناطق توزیع
 گزارش منابع و مصارف وجوه نقد(Cash follow)

پیگیری مراحل خرید

بر طبق نیاز اغلب شركتهای تولیدی و بازرگانی، پیگیری اقلام در راه و كنترل فروشندگان كالا یا خدمات از اهمیت ویژه ای برخوردار است.
در این راستا نرم افزار پیگیری مراحل خرید شركت تدوین فرآیند به سهولت آخرین وضعیت سفارشات در راه و آمار خرید هر فروشنده از لحاظ مقداری و ریالی و كنترل های سفارشات خارجی از لحاظ نحوه گشایش اعتبارات و مسیر حمل و سایر موضوعات مرتبط را با ضوابط هر سازمان طبقه بندی و در اختیار مدیران قرار میدهد.

عملیات جاری

تغذیه اطلاعات در این بخش اجرای عملیاتهای مربوط به فرآیند خرید از مرحله دریافت سند درخواست خرید تا ثبت فاکتور کالا یا خدمات خریداری شده که مرحله آخر کار میباشد انجام می پذیرد.

  • ثبت سند درخواست خرید به صورتی كه منحصر به سیستم خرید بوده و یا دریافت این سند به صورت مکانیزه از سوی سیستم انبار امکانپذیر است.
  • ثبت استعلام از فروشندگان که بنابر درخواست خرید صادر شده است.
  • پس از دریافت پاسخ استعلام از فروشندگان، ثبت مبالغ و هزینه ها یا سایر اطلاعات مربوط به پاسخ استعلام در این فرم انجام میشود.
  • ثبت سفارش خرید كالا یا دریافت خدمات، بعد از انتخاب استعلام در این فرم انجام میگردد.
  • جهت ثبت و نهایی شدن خرید صورت گرفته یا خدمات دریافت شده، ثبت اطلاعات در این بخش انجام میشود. عملیات پیگیری
  • بر اساس تعریف الگوی پیگیری مورد نظر سازمان می توان هر سفارش را بر طبق آن مسیردهی كرده تا سیستم بتواند بر اساس نیاز، مراحل خاصی را نمایش داده و مورد استفاده قرار دهد.
  • در هر مرحله از ثبت اطلاعات، فرمهای مورد نیاز فراخوانی شده و به دلیل وجود امكان ارتباط با سایر سیستم ها درخواست پرداخت وجه به سیستم وجوه نقد ارسال شده و قابل پیگیری می باشد.

تغذیه اطلاعات

–    ثبت درخواست خرید خدمات و یا دریافت درخواستهای صادر شده از انبار و تخصیص هر درخواست به گروه خرید متفاوت.
–    سهول در ثبت و تغذیه استعلام های مورد نیاز از روی درخواست کالای ثبت شده.
–    قابلیت تبدیل چند درخواست به یک سفارش و تعیین نحوه اخذ استعلام.
–    ارسال استعلام به صورت چاپی و یا پست الکترونیکی (Email) به فروشندگان منتخب.
–    امکان درج پاسخ استعلام و سهولت در ثبت قیمتهای هرکالا بر حسب مبلغ واحد یا بهای کل و همچنین کنترل ساده آن .
–    اخذ گزارش مقایسه ای خرید جهت کنترل کمیسیون خرید از روی قیمتهای درج شده در هر استعلام.
–    تبدیل استعلام های تایید شده به سفارش خرید و قابلیت پیگیری آن.

عملیات پیگیری

بر اساس تعریف الگوی پیگیری مورد نظر سازمان می توان هر سفارش را بر طبق آن مسیردهی کرده تا سیستم بتواند بر اساس نیاز، مراحل خاصی را نمایش داده و مورد استفاده قرار دهد.
در هر مرحله از ثبت اطلاعات، فرمهای مورد نیاز فراخوانی شده و به دلیل وجود امکان ارتباط با سایر سیستم ها درخواست پرداخت وجه به سیستم وجوه نقد ارسال شده و قابل پیگیری می باشد.
–    قابلیت رویت وجوه صادر شده بر اساس هر سفارش و امکان تهیه گزارش از آنها.
–    قابلیت مشاهده رسید انبار مربوط به هر کالا و امکان نمایش آن در سیستم خرید به ازاء هر درخواست.
–    قابلیت کنترل مکانیزه اقلام در راه و سهولت در تصمیم گیری.

عملیات حسابداری

با توجه به اینکه تمامی سیستمهای شرکت تدوین فرآیند قابلیت ایجاد و ارسال سند حسابداری به صورت مکانیزه را دارا هستند، لذا با تنظیم ضوابط و قوانین ساخت سند میتوان اطلاعات مورد نظر را همانند یک سند حسابداری به صورت مکانیزه به سیستم مالی ارسال کرد.

برنامه ریزی تحویل (اعلام بار)

برخی از سازمان‌ها و موسسات اقتصادی، محصولات خویش را با استفاده از امكانات موجود در خارج از سازمان خود تولید می‌كنند. برخی دیگر نیز امكانات تولید داخلی خود را به صورت پیمانكاری اداره می‌كنند. مدیران این موسسات، برای تصمیم‌گیری درباره‌ی عقد قرارداد‌های خرید و كنترل فعالیت پیمانكاران، نیازمند اطلاعات مربوط به مانده‌ی مواد نزد پیمانكاران، مقدار محصول دریافتی از آنان و وضعیت قرارداد منعقد شده هستند.

نرم‌افزار قراردادهای خرید خدمات تولیدی به عنوان بخشی از مجموعه‌ سیستم یكپارچه‌ اطلاعات مدیریت تدوین فرآیند، ضمن برقراری ارتباط با سایر سیستم‌ها و به خصوص سیستم تداركات و انبار می‌تواند به خوبی پاسخگوی نیازهای یاد شده باشد.

یكی از عوامل موثر در فروش مستمر محصولات، برنامه ریزی به موقع در تحویل اقلام خریداری شده مشتریان میباشد. دسترسی به موجودی كالای ساخته و كالاهای در جریان تولید از یك سو و شناسایی ظرفیتهای بارگیری و شركتهای حمل و نقل از سوی دیگر موجب خواهد شد تا ضمن كاهش اتلاف زمان در برنامه ریزی روزانه با كمترین انحراف تقویم زمانبندی به ازای هر سفارش فروش تعیین گردد.
در حال حاضر سیستم برنامه ریزی تحویل شركت تدوین فرآیند توانسته است با در نظر گرفتن محدوده جغرافیایی و تنوع خریداران جوابگوی تمامی نیازهای بخش توزیع و فروش باشد.

جداول پایه

جداول پایه و ارتباطات اولین مرحله برای استفاده از سیستم برنامه ریزی تحویل و اعلام بار، تکمیل جداول پایه ای می باشد که در سیستم مورد استفاده قرار می گیرد و شامل موارد زیر است:

  • امکان دسترسی لحظه ای به جزئیات سفارش فروش خریداران
  • امکان دسترسی وتنظیم جداول كالا و خریداران و جداول جانبی
  • مکان تنظیم تقویم زمانبندی تحویل بر اساس محدوده جغرافیایی و گروه خریداران
  • مکان تنظیم درصد و سهمیه تحویل ماهانه و درجه بندی خریداران
  • مکان معرفی خدمات مصرفی هر قرارداد بر مبنای توافق نامه به منظور محاسبه‌ نرخ خدمات در قیمت تمام‌شده
  • ثبت اطلاعات تكمیلی قرارداد از جمله پیش پرداخت یا جریمه به ازای تاخیر امکانات و ویژگیها
  • امکان ثبت زمان‌بندی تحویل كالا و تهیه‌ی گزارش تاخیر تحویل محصولات
  • امکان ثبت و نگهداری محصولات، مواد و تضمین‌های قرارداد و كنترل مانده مواد و محصول
  • امکان ثبت و نگهداری میزان ضایعات استاندارد مواد
  • امکان ثبت الحاقیه یا متمم قرارداد
  • امکان تعیین میزان سقف تحویل مواد مصرفی یك قرارداد در هنگام تحویل كالا
  • امکان تعیین میزان سقف دریافت محصول از هر قرارداد برای هر محصول و هر یك از پیمانكاران
  • امکان ثبت ارسال مستقیم كالا از قرارداد یك پیمانكار به قرارداد پیمانكار دیگر
  • مکان ثبت اطلاعات صورت وضعیت پیمانكاران
  • امکان محاسبه موجودی مواد نزد هر پیمانكار
  • مکان تعریف فرمول ساخت كالا
  • امکان قابلیت استقرار قراردادها به هنگام نصب اولیه‌ سیستم
  • امکان تعریف توافق‌نامه‌های مدت‌دار با پیمانكاران و ثبت قرارداد بر مبنای توافق محاسبات

جداول و ارتباطات

–    دسترسی لحظه ای به جزئیات سفارش فروش خریداران.
–    دسترسی وتنظیم جداول کالا و خریداران و جداول جانبی.
–    تنظیم تقویم زمانبندی تحویل بر اساس محدوده جغرافیایی و گروه خریداران.
–    تنظیم درصد و سهمیه تحویل ماهانه و درجه بندی خریداران.

توزیع و فروش

نتیجه تلاش كلیه بخشهای مختلف هر سازمان در تهیه و آماده شدن محصولات با كیفیت مناسب خلاصه می گردد و شركتی موفق خواهد بود كه بتواند با برنامه ریزی منسجم از اولین مراحل بازاریابی تا تحویل و خدمات پس از فروش به درستی عمل نماید.

در این راستا نرم افزار توزیع و فروش شركت تدوین فرآیند با قابلیتهای فراوان و درعین حال کارآمدپاسخگوی تمامی نیازهای فروش میباشد.

در حقیقت پیاده سازی صحیح این نرم افزار موجب خواهد شد تا تولید محصولات و ارائه خدمات بر حسب تقاضای مشتریان انجام پذیرد.

جداول پایه

اولین مرحله برای استفاده از سیستم فروش تکمیل جداول پایه ای می باشد که در سیستم مورد استفاده قرار می گیرد و شامل موارد زیر است:

  • تعریف ریز مشتریان با اشاره به گروه مشتریان و اطلاعات جانبی از قبیل آدرس، تلفن و سایر
  • تعریف انواع فروش به نسبت هر سازمان و تنظیم سیاستهای فروش
  • تعریف كدینگ محصولات و تعیین ضابطه بهای واحد هر محصول به تفكیك نوع فروش در تاریخهای مختلف
  • تعریف و تنظیم ضابطه عوارض قانونی فروش و هزینه های جانبی در هر محدوده زمانی جهت محاسبه لحظه ای در اسناد فروش
  • تعریف ضابطه تخفیفات فروش به تفكیك نوع فروش و تنوع محصولات در هر محدوده زمانی
  • تنظیم عناوین اسناد فروش با اسامی هر سازمان به تفكیك هر بخش فروش و انواع سند
  • تعیین سقف اعتباری جهت كنترل مانده بدهی جاری واسنادی مشتریان بهمراه درصد تخفیف مشخص
  • تنظیم تمامی جداول كمكی از قبیل محدوده جغرافیایی، شركتهای حمل و نقل، و سایر جداول و ارتباط آنها با اسناد فروش

عملیات جاری فروش

  • صدور اسناد سفارش، درخواست، تحویل و فاكتور فروش با قابلیت تعدیلات هر نوع سند
  • تعیین محدوده دسترسی اوراق فروش به نسبت هر بخش و كنترل عدم نمایش اسناد بخشهای مختلف برای تمامی كاربران
  • تبدیل چند سفارش فروش به یک درخواست مشتری و تبدیل یک سفارش به چندین درخواست فروش.
  • تغذیه و ثبت اسناد فروش با دو نرخ واحد جداگانه و دو مقدار فروش به صورت همزمان با دلیل تفاوت واحدهای تولید و فروش
  • تغذیه سبد محصولات متفاوت و فراخوانی آن در ثبت سفارش مشتریان (مهندسی فروش)
  • صدور اسناد رزرو موجودی انبار و برنامه ریزی و صدور رزرو در جریان تولید و درخواست تولید به دلیل عدم موجودی
  • تنظیم فرم چاپی اسناد با شرایط هر سازمان و چاپ لحظه ای پس از كنترل و ثبت اسناد
  • صدور اسناد فروش به نسبت نمایندگان و خریداران هر نماینده
  • كنترل و دسترسی لحظه ای به مانده درخواستهای تحویل نشده و پیگیری آنها
  • صدور سند برگشت از فروش با قابلیت اشاره به فاكتور و برگشت سنواتی
  • تعریف و تكرار محصولات یكسان در ردیفهای متفاوت به ریز شماره ردیابی و سریال محصولات
  • تنظیم میزان اضافه بار مجاز جهت ثبت و دریافت حواله انبار بیش از درخواست فروش
  • تنظیم سند ارزی و ریالی اوراق فروش به صورت همزمان و محاسبه نرخ ارزی و شناسائی نرخ برابری ارز
  • امكان ثبت همزمان سفارش و فاكتور فروش و مبالغ دریافتی از مشتریان همراه با كنترلهای لازم از طریق یک فرم
  • محاسبه مبلغ پیش دریافت مشتریان از مرحله ثبت سفارش تا صدور فاكتور و اعمال كسر از پیش دریافت در هر فاكتور فروش
  • دسترسی به موجودی لحظه ای محصولات به ریز سریال هر كالا و شناسائی دقیق و صدور مجوز تحویل كالا به انبار
 

نظرات و پیشنهادات

مشتاقانه منتظر دریافت نظرات ، انتقادات و پیشنهادات شما هستیم

پشتیبانی آنلاین

تیم پشتیبانی آنلاین تدوین فرآیند همواره شما را حمایت و یاری می کند. شما می توانید با ارسال تیکت و درخواست خود، از خدمات آنلاین و به روزرسانی های جدید بهره مند شوید.

شنبه - پنجشنبه

تیم تدوین فرآیند در ساعات اداری ، بصورت تلفنی پاسخگوی شما می باشد و در طول هفته کاری در ساعات اداری خدمت رسانی آنلاین خود را صورت می دهد.