مدیریت دیجیتال مکاتبات و گردشکارهای اداری، گامی اساسی در مسیر تحول دیجیتال سازمان
با وجود رشد چشمگیر سیستمهای مکانیزه مالی و صنعتی، همچنان بسیاری از سازمانها فرآیندهای اداری خود را به شیوههای سنتی و دستی مدیریت میکنند. این موضوع نهتنها باعث افزایش بوروکراسی و کندی کار میشود، بلکه وابستگی بیش از حد به افراد و خطاهای انسانی، مانع بهرهبرداری کامل از سیستمهای مکانیزه موجود خواهد شد.
در دنیای امروز، جایی برای فرآیندهای پرهزینه، کاغذبازیهای بیپایان و پیگیریهای زمانبر وجود ندارد. سازمانها برای افزایش سرعت، شفافیت و دقت، به یک سیستم اتوماسیون اداری یکپارچه نیاز دارند که تمامی مکاتبات، فرمها، درخواستها و فرآیندهای سازمانی را بهصورت دیجیتال مدیریت کند.
ماژول اتوماسیون اداری تدوین فرآیند دقیقاً با همین هدف طراحی شده است؛ انتقال چرخههای اداری به محیط دیجیتال، حذف تشریفات دستوپاگیر، صرفهجویی در زمان و منابع، و فراهمکردن دید کامل برای مدیران نسبت به گردش مکاتبات و وضعیت درخواستها. با این سیستم، ارتباطات داخلی و خارجی سازمان شما شفاف، سریع و کارآمد خواهد شد.
قابلیتهای کلیدی
- مدیریت مکاتبات سازمانی: ثبت و پیگیری نامههای وارده، صادره و داخلی با شمارهگذاری هوشمند و طبقهبندی موضوعی
- ارجاع و گردش نامهها: ارجاع اصل، رونوشت و رونوشت مخفی به کاربران یا گروهها با قابلیت پیگیری وضعیت
- مدیریت کارتابل شخصی: مشاهده نامهها، ضمائم و تاریخچه تعاملات در یک محیط ساده و کاربرپسند
- اتوماسیون پیامها و اطلاعرسانی: ارسال پیام داخلی، تعیین فوریت، رونوشت مخفی و انتشار در تابلو اعلانات
- تقویم و یادآوریها: ثبت قرار ملاقاتها، یادآوری وظایف، و اعلام مناسبتها بهصورت الکترونیکی
- یکپارچگی با سیستم پرسنلی: صدور درخواستهایی مانند مرخصی، وام یا مساعده بهصورت مستقیم از کارتابل کاربر
- مدیریت اسناد و بایگانی: ذخیره، دستهبندی و بایگانی مکاتبات با امکان جستجوی پیشرفته
- ارتباط چندکاناله: ارسال و دریافت نامه از طریق ایمیل، فکس، اسکنر و حتی دریافت آفلاین از سایر شعب
- امنیت و دسترسی: تعریف کاربران، تعیین نقشها و محدودیت دسترسی مطابق ساختار سازمانی
- گزارشگیری منعطف: طراحی و ساخت گزارشات متنوع با استفاده از ابزار Report Builder
مزایای استفاده برای سازمانها
- حذف روندهای سنتی و افزایش سرعت در انجام مکاتبات و امور اداری
- کاهش وابستگی به افراد و جلوگیری از خطاهای انسانی در پیگیریها
- شفافیت در گردش مکاتبات و دسترسی آسان به سوابق نامهها و درخواستها
- صرفهجویی در هزینههای اداری (کاغذ، چاپ، بایگانی فیزیکی و…)
- افزایش رضایت کارکنان و مدیران از طریق دسترسی سریع به اطلاعات و فرآیندها
یکپارچگی با سایر ماژولها
ماژول اتوماسیون اداری بهصورت کامل با سیستم منابع انسانی، حضور و غیاب، وجوه نقد، خرید و امور قراردادها یکپارچه است. این یکپارچگی باعث میشود که درخواستها، مکاتبات و مصوبات سازمانی بهصورت خودکار در سایر سیستمها منعکس شده و پیگیریها سادهتر شود.
ماژول اتوماسیون اداری تدوین فرآیند، مکاتبات سنتی را به فرآیندهای دیجیتال، هوشمند و شفاف تبدیل میکند.