از ثبت سفارش خرید تا مدیریت قراردادها؛ همهچیز شفاف، یکپارچه و تحت کنترل
خرید و مدیریت قراردادها از حیاتیترین فرآیندهای هر سازمان است. از تهیه مواد اولیه و تجهیزات گرفته تا عقد قراردادهای پیمانکاری و کنترل دقیق اجرای آنها، همگی بر پایداری عملیات، کیفیت تولید و مدیریت منابع مالی سازمان تأثیر مستقیم دارند.
با پیچیدهتر شدن زنجیره تأمین و افزایش وابستگی سازمانها به پیمانکاران و فروشندگان، نیاز به سیستمی که بتواند تمام مراحل خرید، قراردادها، الحاقیهها، مناقصات و پرداختها را شفاف و یکپارچه مدیریت کند بیش از هر زمان دیگری احساس میشود.
ماژول خرید و امور قراردادهای تدوین فرآیند پاسخی است به این نیاز. این ماژول با پوشش کامل چرخه خرید و قراردادها—از ثبت سفارش و امکانسنجی تا دریافت صورت وضعیت و پرداختها—به سازمانها کمک میکند فرآیندهای بازرگانی و حقوقی خود را به شکلی هوشمند، شفاف و قابل اتکا مدیریت کنند.
قابلیتهای کلیدی
- مدیریت سفارشات: ثبت انواع سفارش مشتری و سازمان، امکانسنجی و ظرفیتسنجی نیازها، مشاهده نتایج بررسی سفارشات و اعمال تعدیلات مثبت و منفی.
- مدیریت قراردادها: تعریف انواع قرارداد، مدلهای پرداخت، شرایط و مفاد، پیوستها، ناظرین و کارشناسان، تجهیزات و قالبهای موردنیاز.
- مدیریت الحاقیهها و تعدیلات: ثبت انواع الحاقیه در هر مرحله از قرارداد، ثبت اضافات و کسورات، تضامین و جرائم.
- مناقصات و پیمانکاران: ثبت اطلاعات پیمانکاران و کارفرمایان، مدیریت اسناد و مدارک مناقصات، تعیین وضعیت مناقصه، تضامین و جرائم مربوطه.
- مدیریت مالی قراردادها: ثبت اطلاعات مالی به ازای مفاد قرارداد، شرایط پرداخت درصدی، ارسال اطلاعات به حسابداری پیمانکاران و کنترل لحظهای وضعیت ریالی قرارداد.
- مدیریت فاکتورها و صورت وضعیتها: ثبت انواع فاکتور خرید و قرارداد، دریافت صورت وضعیتها و ارتباط مستقیم با بخش مالی.
- یکپارچگی با فرآیند خرید: ارسال سفارشات تاییدشده به بازرگانی برای پیگیری استعلام، ثبت درخواستها و مدیریت چرخه خرید تا تحویل.
- اتوماسیون و گزارشگیری: امکان دریافت گزارشهای دقیق از تمامی فرمها و فرآیندها برای شفافیت بیشتر و کنترل مدیریتی.
مزایای استفاده برای سازمانها
- ایجاد شفافیت کامل در چرخه خرید و مدیریت قراردادها
- تسهیل در کنترل پیمانکاران، فروشندگان و قراردادهای متنوع
- کاهش ریسک خطاهای مالی و حقوقی در قراردادها و پرداختها
- تسریع فرآیند خرید و ارتباط مستقیم با بخشهای مرتبط (انبار، مالی، کنترل کیفیت)
- افزایش دقت در تصمیمگیریهای مدیریتی از طریق گزارشهای تحلیلی
- مدیریت بهتر مناقصات و انتخاب پیمانکاران با شفافیت بیشتر
یکپارچگی با سایر ماژولها
ماژول خرید و امور قراردادها بهطور کامل با انبار و کنترل موجودی، حسابداری مالی، مدیریت وجوه نقد و کنترل کیفیت یکپارچه است. این ارتباط باعث میشود کل فرآیند خرید، قراردادها و پرداختها بدون نیاز به ورود اطلاعات تکراری و با حداکثر شفافیت انجام شود.
با ماژول خرید و امور قراردادهای تدوین فرآیند، از ثبت سفارش تا مدیریت قراردادها و پرداختها، همهچیز را شفاف، یکپارچه و هوشمند در کنترل خود داشته باشید.