در این ویدئو، تعاریف اولیه و زیرساختهای لازم برای کاربری صحیح نرمافزار حضور و غیاب بررسی میشود؛ بخشهایی که بدون تنظیم درست آنها، محاسبات زمانی و ارتباط با حقوق و دستمزد دچار خطا خواهد شد.
آموزش با مدیریت دورهها آغاز میشود؛ ایجاد، ویرایش و حذف دورهها و بهویژه وضعیت هر دوره که میتواند محاسبهنشده، محاسبهشده یا ارسالشده باشد. وضعیت «ارسالشده» نشاندهنده انتقال محاسبات حضور و غیاب به نرمافزار حقوق و دستمزد است و نقش کلیدی در جلوگیری از تداخل و دوبارهکاری دارد. دورهها معمولاً بهصورت ماهانه تعریف میشوند و مبنای تفکیک و ردیابی دقیق اطلاعات در طول زمان هستند.
در ادامه، امکان تفکیک بخشهای مختلف سازمان بررسی میشود؛ بهگونهای که واحدهایی مانند دفتر مرکزی، کارخانه یا سایر بخشها بهصورت مجزا تعریف شده و اطلاعات و محاسبات هر بخش بهطور مستقل مدیریت شود. سپس به مدیریت تقویمها پرداخته میشود که شامل تقویم سالیانه و تقویمهای مبتنی بر شیفت است. این قابلیت امکان ثبت تعطیلات رسمی و همچنین تعریف تقویمهای کاری متفاوت با قوانین و روزهای کاری و غیرکاری متنوع را متناسب با نیاز هر سازمان فراهم میکند.
در بخش پایانی، موضوع مهم مشخصات پرسنلی در نرمافزار حضور و غیاب توضیح داده میشود. بهطور کلی، ثبت و ویرایش اطلاعات پرسنل باید از طریق نرمافزار پرسنلی یا حقوق و دستمزد انجام شود و نرمافزار حضور و غیاب صرفاً مصرفکننده این اطلاعات است، مگر در شرایط خاص. در صورتی که اطلاعات پرسنل و بهویژه شماره کارت بهدرستی در سیستم حقوق و دستمزد ثبت شده باشد و پرسنل دارای حکم فعال باشد، اطلاعات بهصورت خودکار در نرمافزار حضور و غیاب دریافت میشود. همچنین به گروههای کاری، نوع پرسنل و نحوه بررسی و رفع مغایرت اطلاعات بین دو سیستم پرداخته میشود.
این آموزش، پایهای لازم برای استفاده دقیق، منظم و قابلاعتماد از نرمافزار حضور و غیاب را فراهم میکند.