در اولین بخش از آموزش نرمافزار اموال و داراییهای ثابت شرکت تدوین فرآیند، به معرفی و آموزش جداول پایه سیستم پرداخته میشود. جداول پایه، زیرساخت اصلی نرمافزار را تشکیل میدهند و تمامی اطلاعات مورد نیاز برای ثبت، طبقهبندی، مدیریت و محاسبه اطلاعات داراییها از طریق این جداول تعریف و نگهداری میشوند. آشنایی صحیح با این اطلاعات پایه، پیشنیاز بهرهبرداری مؤثر از تمامی امکانات سیستم اموال و داراییهای ثابت خواهد بود.
در ابتدای این آموزش، جدول انواع دارایی مورد بررسی قرار میگیرد. انواع دارایی در واقع ساختار طبقهبندی داراییهای سازمان را مشخص میکنند و این امکان را فراهم میآورند که داراییها در گروهها و زیرگروههای مختلف سازماندهی شوند. هر گروه دارایی میتواند شامل چندین زیرگروه باشد و ویژگیهای مشترک داراییهای آن گروه را در خود جای دهد. در زمان تعریف انواع دارایی، علاوه بر اطلاعات پایهای نظیر کد، شرح و مشخصات عمومی، نحوه محاسبه استهلاک نیز تعیین میشود.
در ادامه، روشهای مختلف استهلاک که به صورت سیستمی در نرمافزار پیشبینی شدهاند معرفی میشوند. این روشها شامل استهلاک مستقیم، نزولی، کارکردی، بدون استهلاک و بایگانی هستند که هر یک متناسب با ماهیت داراییهای مختلف قابل استفاده خواهند بود. در روش استهلاک مستقیم، عمر مفید دارایی بر حسب ماه تعریف میشود و هزینه استهلاک به صورت یکنواخت در طول عمر دارایی محاسبه میگردد. در روش نزولی، نرخ استهلاک به صورت درصدی تعیین شده و هزینه استهلاک در سالهای ابتدایی بیشتر خواهد بود. روش بدون استهلاک معمولاً برای داراییهایی نظیر زمین مورد استفاده قرار میگیرد که ماهیت آنها مستهلکشونده نیست. همچنین در روش کارکردی، میزان استهلاک بر اساس مقدار استفاده یا کارکرد واقعی دارایی محاسبه میشود. با تعریف روش استهلاک و عمر مفید در سطح گروه دارایی، این اطلاعات در زمان ثبت داراییهای جدید به صورت خودکار در اختیار کاربران قرار خواهد گرفت و فرآیند ثبت دارایی را تسهیل خواهد نمود.
در بخش بعدی، جدول محل استقرار داراییها معرفی میشود. این جدول با هدف مشخص نمودن موقعیت فیزیکی داراییها در سازمان مورد استفاده قرار میگیرد و میتواند شامل واحدهای سازمانی، ساختمانها، سالنهای تولید، انبارها، دفاتر اداری، اتاقهای مدیریت و سایر محلهای استقرار دارایی باشد. ثبت دقیق محل استقرار، امکان ردیابی بهتر داراییها و افزایش کنترل بر وضعیت آنها را فراهم میسازد.
سپس به فهرست تحویلگیرندگان دارایی پرداخته میشود. تحویلگیرندگان معمولاً شامل پرسنل یا مسئولانی هستند که نگهداری و استفاده از داراییها به آنها واگذار شده است. نرمافزار این امکان را فراهم میکند که اطلاعات تحویلگیرندگان به صورت مستقیم از مراکز توجه تعریفشده در سیستم مالی دریافت شود و نیازی به ثبت مجدد اطلاعات پرسنل در سیستم اموال وجود نداشته باشد. این یکپارچگی ضمن کاهش ورود اطلاعات تکراری، دقت و هماهنگی اطلاعات میان سیستمهای مختلف را نیز افزایش میدهد.
در ادامه آموزش، فرآیند ثبت و تغذیه مشخصات داراییها مورد بررسی قرار میگیرد. در این بخش کاربران با نحوه ایجاد شناسنامه دارایی آشنا میشوند. با انتخاب نوع دارایی، سیستم به صورت خودکار کد مناسب را بر اساس ساختار تعریفشده پیشنهاد میکند و سپس اطلاعات تکمیلی نظیر شرح دارایی، کدهای داخلی، شماره پلاک، مشخصات شناسایی، اطلاعات خرید و سایر ویژگیهای مورد نیاز دارایی ثبت میگردد. همچنین تمامی فیلدهای اطلاعاتی و کاربرد هر یک از آنها به صورت کامل تشریح خواهد شد تا کاربران بتوانند داراییهای سازمان را با دقت و استاندارد مناسب در سیستم ثبت و مدیریت نمایند.
این بخش، پایه و اساس کار با نرمافزار اموال و داراییهای ثابت را تشکیل میدهد و اطلاعات تعریفشده در آن، مبنای تمامی عملیات بعدی از جمله تحویل دارایی، جابهجایی، محاسبه استهلاک، انبارگردانی داراییها، گزارشگیری و کنترل وضعیت اموال در سطح سازمان خواهد بود.