در این قسمت از آموزش نرمافزار اموال و داراییهای ثابت شرکت تدوین فرآیند، به فرآیند گردش اسناد دارایی و مدیریت رویدادهای مرتبط با چرخه عمر داراییها پرداخته میشود. پس از تعریف و ثبت اطلاعات پایه داراییها، تمامی عملیات مرتبط با خرید، بهرهبرداری، استهلاک، جابهجایی، تعدیلات، فروش، کنارگذاری و سایر رویدادهای مؤثر بر داراییها از طریق فرم گردش اسناد دارایی مدیریت و ثبت خواهند شد.
در ابتدای آموزش، نحوه دسترسی به فرم گردش اسناد دارایی و جستجوی داراییهای ثبتشده مورد بررسی قرار میگیرد. داراییها در این فرم بر اساس روش استهلاک و سایر ویژگیهای مرتبط در تبهای مجزا نمایش داده میشوند و کاربران میتوانند با استفاده از فیلترهای متنوع، دارایی مورد نظر خود را به سرعت شناسایی و انتخاب نمایند. پس از انتخاب دارایی، فرم اصلی ثبت گردش دارایی در اختیار کاربر قرار میگیرد که در آن اطلاعات شناسنامهای دارایی در کنار سوابق و اسناد ثبتشده قابل مشاهده خواهد بود.
یکی از مهمترین مباحث این بخش، ثبت سند خرید دارایی است. هر دارایی برای ورود به چرخه بهرهبرداری سازمان، ابتدا باید دارای سند خرید باشد. در این فرآیند، اطلاعاتی نظیر شماره و تاریخ سند، شرح، مبلغ خرید و در صورت نیاز اطلاعات فروشنده یا تأمینکننده ثبت میشود. همچنین کاربر میتواند مرکز توجه، محل استقرار و تحویلگیرنده دارایی را مشخص نماید. مرکز توجه بیانگر واحد یا مرکز هزینه بهرهبردار از دارایی است، محل استقرار موقعیت فیزیکی دارایی در سازمان را مشخص میکند و تحویلگیرنده نیز مسئول نگهداری یا استفاده از آن دارایی خواهد بود.
پس از ثبت سند خرید، سیستم به صورت خودکار و بر اساس تنظیمات تعریفشده، اسناد مرتبط دیگری را نیز ایجاد میکند. از جمله این اسناد میتوان به سند بهرهبرداری و سند استهلاک اشاره نمود. تاریخ شروع بهرهبرداری و نحوه ایجاد این اسناد میتواند بر اساس سیاستهای سازمان و تنظیمات سیستم تعیین شود. همچنین نرمافزار با توجه به روش استهلاک و عمر مفید تعریفشده برای دارایی، برنامه استهلاک آن را تا پایان دوره محاسبه و ثبت مینماید. این قابلیت ضمن کاهش عملیات دستی، دقت محاسبات استهلاک را نیز به میزان قابل توجهی افزایش میدهد.
در ادامه، سایر انواع اسناد قابل ثبت برای داراییها معرفی میشوند. از جمله این اسناد میتوان به تعدیل بهای تمامشده دارایی اشاره کرد که برای افزایش یا کاهش ارزش ثبتشده دارایی مورد استفاده قرار میگیرد. همچنین امکان ثبت اسناد مربوط به تغییر محل استقرار، تغییر مرکز توجه، تغییر تحویلگیرنده، اصلاح مشخصات دارایی و حتی تغییر روش استهلاک نیز در سیستم پیشبینی شده است تا تمامی تغییرات ایجاد شده در طول عمر دارایی به صورت مستند و قابل رهگیری ثبت شوند.
بخش دیگری از آموزش به اسناد کنارگذاری و بهرهبرداری مجدد اختصاص دارد. کنارگذاری زمانی مورد استفاده قرار میگیرد که دارایی به صورت موقت از چرخه بهرهبرداری خارج شود. در این وضعیت، سیستم محاسبات استهلاک را بر اساس ضوابط و نرخهای تعریفشده برای دوره کنارگذاری انجام میدهد. چنانچه دارایی مجدداً وارد چرخه استفاده شود، از طریق ثبت سند بهرهبرداری مجدد، وضعیت آن به حالت فعال بازگردانده خواهد شد و محاسبات استهلاک نیز مطابق شرایط جدید ادامه مییابد.
در ادامه، فرآیند فروش دارایی مورد بررسی قرار میگیرد. هنگام ثبت سند فروش، اطلاعاتی نظیر تاریخ فروش، مبلغ فروش و خریدار دارایی ثبت میشود. نرمافزار پس از ثبت این اطلاعات، با در نظر گرفتن بهای تمامشده دارایی و استهلاک انباشته ثبتشده تا زمان فروش، سود یا زیان حاصل از واگذاری دارایی را به صورت خودکار محاسبه و ثبت میکند. این قابلیت نقش مهمی در کنترل دقیق ارزش دفتری داراییها و تهیه گزارشهای مالی مرتبط ایفا میکند.
در پایان نیز به ثبت سند معدومسازی دارایی پرداخته میشود. این سند در شرایطی مورد استفاده قرار میگیرد که دارایی به دلیل فرسودگی، حادثه، از بین رفتن یا هر عامل دیگری قابلیت بهرهبرداری خود را از دست داده باشد. پس از ثبت سند معدومسازی، وضعیت دارایی در سیستم تغییر یافته و محاسبات استهلاک برای آن متوقف خواهد شد.
گردش اسناد دارایی، هسته اصلی مدیریت چرخه عمر داراییها در نرمافزار اموال و داراییهای ثابت را تشکیل میدهد. ثبت صحیح و بهموقع این اسناد علاوه بر ایجاد شفافیت کامل در وضعیت داراییهای سازمان، امکان محاسبه دقیق استهلاک، کنترل محل استقرار و بهرهبرداری، مدیریت تغییرات و تهیه گزارشهای مالی و مدیریتی قابل اتکا را فراهم میسازد.