در این ویدئو، آموزش نرمافزار وجوه نقد (خزانهداری) با بررسی جداول پایه آغاز میشود؛ بخشهایی که بهعنوان زیرساخت اصلی ثبت و مدیریت دریافت و پرداختها عمل کرده و نقش تعیینکنندهای در دقت و کنترل عملیات مالی دارند.
آموزش با معرفی جدول نوع وجه شروع میشود. در این جدول، انواع مختلف وجوه قابل استفاده در سیستم تعریف شدهاند؛ از جمله وجه نقد، حواله نقدی، فیش بانکی، چک روز، چک مدت و سایر انواع متداول. هرچند این مقادیر بهصورت پیشفرض در زمان راهاندازی سیستم وجود دارند، اما امکان تعریف انواع جدید نیز برای کاربران فراهم است. در تعریف نوع وجه، تعیین نوع مبلغ، ماهیت وجه و همچنین فیلدهای اجباری هنگام ثبت سند از اهمیت بالایی برخوردار است، چرا که این تنظیمات مستقیماً بر نحوه ثبت و کنترل اسناد تأثیر میگذارند.
در ادامه، جدول علل دریافت و پرداخت مورد بررسی قرار میگیرد. این جدول شامل «بابت»های مالی بوده و میتوان آن را متناظر با حسابهای تفصیلی در سیستم حسابداری مالی در نظر گرفت. هر علت به یک کد حساب مالی متصل است و معمولاً کد علت با کد حساب برابر در نظر گرفته میشود. همچنین امکان تعریف فیلدهای عطفی برای هر علت وجود دارد که در صورت تنظیم، ورود اطلاعات آنها در زمان ثبت سند الزامی خواهد بود. علاوه بر این، ابزارهای کنترلی متعددی مانند تعیین محدوده مراکز مجاز و ارتباط با سایر زیرسیستمها (مانند فروش و خرید) برای کاهش خطا و افزایش یکپارچگی اطلاعات در نظر گرفته شده است. نکته مهم دیگر، جایگاه علتها در اسناد است؛ بهگونهای که در اسناد دریافت در سمت بستانکار و در اسناد پرداخت در سمت بدهکار قرار میگیرند.
در بخش بعدی، جدول عهده معرفی میشود. در این جدول، تمامی منابع مالی سازمان شامل حسابهای بانکی، صندوقها، تنخواهها و سایر منابع نگهداری وجه ثبت میشوند. ساختار این جدول ساده بوده و بسته به نوع عهده، اطلاعات متفاوتی دریافت میشود. همچنین امکان تعریف کنترلهایی مانند حداقل موجودی یا حداکثر پرداخت برای هر عهده وجود دارد. یکی از نکات پیشنهادی در این بخش، همسانسازی کد عهده با کد مرکز توجه متناظر آن برای افزایش شفافیت و یکپارچگی اطلاعات است.
سپس جدول دسته چک بررسی میشود که برای مدیریت پرداختهای مبتنی بر چک کاربرد دارد. در این جدول، اطلاعات مربوط به هر دسته چک شامل بازه شماره چکها، تعداد برگها، عهده مرتبط و سایر مشخصات ثبت میشود تا در زمان صدور چک، کنترل دقیقتری بر فرآیند وجود داشته باشد.
در ادامه، جدول سریال اسناد معرفی میشود. تمامی اسناد در سیستم دارای شمارهای هستند که بر اساس یک سریال مشخص تولید میشود. در تعریف سریال، نوع سند مشخص شده و تنظیماتی مانند اسناد اول دوره یا پیشفرضهای مرتبط با عهده، علت و نوع وجه قابل تعیین است. این قابلیت به استانداردسازی و نظمبخشی به شمارهگذاری اسناد کمک میکند.
در بخش بعدی، جدول نحوه دریافت و پرداخت مورد بررسی قرار میگیرد. این جدول امکان تعریف سناریوهای مختلف برای ثبت اسناد مالی را فراهم میکند و به کاربران اجازه میدهد ضوابط و قواعد متفاوتی را برای انواع عملیات دریافت و پرداخت اعمال کنند. این انعطافپذیری، سیستم را با نیازهای متنوع سازمانها سازگار میسازد.
در پایان، بهصورت اجمالی به سایر جداول پایه اشاره میشود که هرچند در این مرحله بهصورت عمیق بررسی نمیشوند، اما در ادامه آموزش و در جریان کار با سیستم بهطور عملی مورد استفاده قرار خواهند گرفت.
این آموزش، پایهای ضروری برای درک ساختار خزانهداری و ثبت صحیح عملیات مالی فراهم میکند و زمینه را برای ورود به فرآیندهای عملیاتی دریافت و پرداخت در جلسات بعدی مهیا میسازد.