در این بخش از آموزش نرمافزار وجوه نقد، به فرآیند صدور اسناد مالی و نحوه یکپارچگی این زیرسیستم با نرمافزار حسابداری مالی پرداخته میشود. با توجه به اینکه تمامی عملیات دریافت و پرداخت وجه در نهایت باید در دفاتر مالی سازمان منعکس شوند، صدور صحیح و مکانیزه اسناد حسابداری یکی از مهمترین قابلیتهای سیستم وجوه نقد محسوب میشود.
در ابتدای آموزش، ساختار ارتباط میان سیستم وجوه نقد و نرمافزار حسابداری مالی تشریح میشود. تمامی اسناد دریافت وجه، پرداخت قطعی، انتقال منابع، عملیات تنخواهگردان، خرج چکهای دریافتی، عودت اسناد دریافتنی و سایر رویدادهای مالی ثبتشده در سیستم وجوه نقد، پس از طی مراحل اجرایی مربوطه، قابلیت صدور سند مالی و انتقال به سیستم حسابداری مالی را خواهند داشت.
در ادامه به ضوابط و پیشنیازهای صدور اسناد مالی پرداخته میشود. از آنجا که ماهیت حسابداری هر عملیات مالی از طریق جداول پایه سیستم نظیر علل دریافت و پرداخت، عهدهها، انواع وجه، نحوههای دریافت و پرداخت و سایر تنظیمات مالی مشخص میشود، صحت و دقت اطلاعات ثبتشده در این جداول تأثیر مستقیمی بر اسناد مالی صادرشده خواهد داشت. به همین دلیل، کنترل و بازبینی این اطلاعات پیش از صدور اسناد مالی از اهمیت ویژهای برخوردار است.
سپس فرآیند صدور اسناد مالی از طریق فرمهای مربوطه آموزش داده میشود. کاربران میتوانند اسناد مالی را بهصورت موردی یا گروهی صادر نمایند. در این فرآیند، سیستم تمامی اطلاعات مالی مورد نیاز را بر اساس ضوابط تعریفشده استخراج کرده و سند حسابداری متناظر با هر عملیات را بهصورت مکانیزه ایجاد میکند. همچنین کنترلهای سیستمی متعددی جهت جلوگیری از صدور اسناد ناقص، تکراری یا دارای مغایرت در نظر گرفته شده است.
در این بخش همچنین به قابلیت مشاهده ریز مالی اسناد پرداخته میشود. این قابلیت به کاربران امکان میدهد پیش از صدور نهایی یا پس از ثبت سند، تمامی حسابهای بدهکار و بستانکار ایجادشده را بررسی و کنترل نمایند. از این طریق، کاربران مالی و خزانهداری میتوانند از صحت انعکاس رویدادهای مالی در سیستم حسابداری اطمینان حاصل کنند.
علاوه بر این، به مکانیزم دریافت اسناد در نرمافزار حسابداری مالی نیز اشاره میشود. پس از صدور اسناد از سیستم وجوه نقد، اسناد مالی در قالب سریالهای تعریفشده به سیستم حسابداری مالی منتقل شده و در کنار سایر اسناد مالی سازمان قابل مشاهده، کنترل، تأیید و گزارشگیری خواهند بود. این یکپارچگی باعث میشود اطلاعات مالی بدون نیاز به ثبت مجدد در سیستمهای مختلف جریان پیدا کرده و از بروز خطاهای انسانی و مغایرتهای مالی جلوگیری شود.
در ادامه، نحوه کنترل وضعیت صدور اسناد، بررسی اسناد صادرنشده، شناسایی خطاهای احتمالی و مدیریت فرآیند انتقال اطلاعات میان دو سیستم آموزش داده میشود تا کاربران بتوانند فرآیند صدور و دریافت اسناد مالی را بهصورت کامل مدیریت نمایند.
در نهایت، این بخش از آموزش اهمیت صدور مکانیزه اسناد مالی را در ایجاد یکپارچگی میان عملیات خزانهداری و حسابداری مالی سازمان تشریح میکند. مکانیزه بودن این فرآیند علاوه بر افزایش سرعت ثبت اطلاعات، موجب کاهش خطاهای انسانی، افزایش قابلیت رهگیری عملیات مالی، تسهیل فرآیندهای حسابرسی و ارتقای شفافیت اطلاعات مالی در سطح کل سازمان خواهد شد. سیستم وجوه نقد با ایجاد ارتباط مستقیم و ساختاریافته با نرمافزار حسابداری مالی، بستری مطمئن برای ثبت، کنترل و مدیریت تمامی رویدادهای مالی مرتبط با جریان وجوه نقد فراهم میآورد.