در این ویدئو، فرآیند خرج و عودت چکهای دریافتی در نرمافزار وجوه نقد (خزانهداری) بررسی میشود؛ عملیاتی که برای مدیریت چکهای دریافتشده پیش از وصول نهایی مورد استفاده قرار میگیرد و نقش مهمی در کنترل جریان نقدی و تعهدات مالی سازمان دارد.
آموزش با تشریح ماهیت چکهای دریافتی آغاز میشود. چک دریافتشده تا زمانی که وصول نشده باشد، همچنان بهعنوان یک سند دریافتنی در اختیار سازمان قرار دارد و میتواند در فرآیندهای مالی مختلف مورد استفاده قرار گیرد؛ از جمله خرج کردن بابت پرداخت به اشخاص دیگر یا عودت آن به صادرکننده اولیه. به همین دلیل، عملیات مرتبط با چکهای دریافتی در سیستم، از جنس عملیات پرداخت در نظر گرفته میشوند.
در ادامه، فرآیند خرج چکهای دریافتی بررسی میشود. برای این عملیات، کاربر به فرم خرج چکهای دریافتی مراجعه کرده و چک یا چکهای موردنظر را انتخاب میکند. در این فرآیند، سیستم بهصورت خودکار یک سند دستور پرداخت و یک سند پرداخت قطعی از محل همان چک ثبت میکند تا عملیات پرداخت بهصورت کامل در سیستم منعکس شود. همچنین اطلاعاتی مانند علت پرداخت، مرکز مربوطه، نحوه پرداخت و سایر جزئیات لازم ثبت میگردد تا مشخص شود چک دریافتی بابت چه موضوعی خرج شده است.
سپس به فرآیند عودت چکهای دریافتی پرداخته میشود. در این بخش، از طریق فرم عودت اسناد دریافتنی، امکان مشاهده و انتخاب چکهای دریافتی، چه در وضعیت نزد صندوق و چه در وضعیت برگشتی، فراهم میشود. کاربران میتوانند یک یا چند چک را بهصورت همزمان عودت دهند. یکی از نکات مهم در این فرآیند، عدم امکان تغییر «بابت» سند است، زیرا علت عودت باید متناظر با علت ثبت اولیه دریافت چک باقی بماند.
در عملیات عودت نیز سیستم بهصورت خودکار یک سند دستور پرداخت و یک سند پرداخت قطعی ثبت میکند و سند حسابداری متناظر آن نیز بهصورت اتوماتیک صادر میشود. این سند حسابداری در واقع معکوس ثبت مالی اولیه دریافت چک بوده و باعث میشود آثار مالی دریافت قبلی بهدرستی خنثی گردد.
این آموزش، دیدی کامل از نحوه مدیریت چکهای دریافتی پیش از وصول ارائه میدهد و نشان میدهد که چگونه نرمافزار وجوه نقد با ثبت مکانیزه عملیات و صدور خودکار اسناد مالی، کنترل دقیقتری بر وضعیت چکها، تعهدات و گردش وجوه سازمان فراهم میکند.