در این بخش از آموزش نرمافزار تدوین فرآیند در ماژول «وجوه نقد»، به فرآیند جستجو، انتخاب، مشاهده و تغییر وضعیت اسناد پرداخته میشود؛ قابلیتی که نقش بسیار مهمی در مدیریت گردش اسناد مالی، رهگیری عملیات خزانهداری و کنترل وضعیت اسناد دریافت و پرداخت در سازمان ایفا میکند.
در ابتدای آموزش، فرم «انتخاب اسناد» که از منوی عملیات اجرایی قابل دسترسی است معرفی میشود. این فرم با هدف تسهیل فرآیند جستجو و دسترسی سریع به اسناد طراحی شده و امکان فیلتر و بازیابی اطلاعات را بر اساس پارامترهای متنوع در اختیار کاربران قرار میدهد. با ورود به این فرم، اطلاعات در قالب چندین تب مجزا نمایش داده میشوند تا کاربران بتوانند با دقت و سرعت بیشتری اسناد مورد نظر خود را جستجو و انتخاب نمایند.
در این بخش، نحوه اعمال فیلترهای مختلف بر روی اسناد آموزش داده میشود؛ فیلترهایی نظیر نوع سند، سریال سند، شماره سند، وضعیت سند، نوع وجه، عهده، علت، مرکز، بازههای تاریخی مختلف و سایر اطلاعات مرتبط که ممکن است در فرآیند ثبت اسناد مورد استفاده قرار گرفته باشند. این قابلیت به کاربران کمک میکند تا حتی در میان حجم بالایی از اسناد مالی، بتوانند اسناد مورد نظر را بهصورت دقیق و سریع شناسایی و بررسی نمایند.
پس از اعمال فیلترها، نتایج جستجو در فرمی تحت عنوان «مشاهده کلی اسناد» نمایش داده میشود. در این فرم امکان مشاهده جزئیات کامل اسناد، بررسی وضعیت آنها، مشاهده اطلاعات مالی مرتبط، چاپ نتایج و تهیه گزارشهای مدیریتی و عملیاتی فراهم شده است. این امکانات باعث میشود کاربران بتوانند کنترل دقیقتری بر گردش اسناد و فرآیندهای مالی سازمان داشته باشند و در کوتاهترین زمان ممکن به اطلاعات مورد نیاز دسترسی پیدا کنند.
در ادامه آموزش، به فرم «بازگشت از وضعیت» پرداخته میشود؛ قابلیتی که برای بازگرداندن وضعیت اسناد به مرحله قبلی در نظر گرفته شده است. در بسیاری از فرآیندهای مالی و خزانهداری ممکن است بنا به دلایل مختلف نیاز باشد وضعیت یک سند به مرحله پیشین بازگردد؛ برای مثال چکی که به وضعیت وصولشده رسیده، مجدداً به وضعیت نزد صندوق بازگردانده شود یا سندی که وارد مرحلهای خاص شده به علت بروز خطا نیازمند بازگشت به وضعیت قبلی باشد.
در این قسمت توضیح داده میشود که فرآیند بازگشت وضعیت کاملاً کنترلشده و مبتنی بر ساختار تعریفشده سیستم انجام میشود. به این معنا که اسناد تنها یک مرحله به عقب بازمیگردند و امکان بازگشت مستقیم از یک وضعیت نهایی به چند مرحله قبل وجود ندارد. این مکانیزم باعث حفظ انسجام گردش اسناد و جلوگیری از ایجاد مغایرت یا اختلال در فرآیندهای مالی خواهد شد.
عملکرد فرم بازگشت از وضعیت نیز مشابه فرم انتخاب اسناد است و کاربران میتوانند با استفاده از فیلترهای متنوع، اسناد مورد نظر را جستجو و انتخاب نمایند. پس از انتخاب سند، سیستم بهصورت اتوماتیک وضعیت قبلی تعریفشده برای آن سند را اعمال میکند و کاربر امکان انتخاب دلخواه وضعیت را نخواهد داشت. این موضوع یکی از مهمترین کنترلهای سیستمی در نرمافزار محسوب میشود که از تغییرات غیرمجاز یا خارج از روال استاندارد جلوگیری میکند.
در نهایت، این بخش از آموزش نشان میدهد که امکانات جستجو، رهگیری و مدیریت وضعیت اسناد در نرمافزار وجوه نقد، چگونه میتواند فرآیندهای خزانهداری و مالی سازمان را شفافتر، دقیقتر و قابل کنترلتر نماید و با فراهم کردن دسترسی سریع به اطلاعات، سرعت عمل و دقت کاربران را در مدیریت اسناد مالی به شکل قابل توجهی افزایش دهد.