در این قسمت از آموزش نرمافزار وجوه نقد شرکت تدوین فرآیند، به بررسی منابع مالی، بانکها و کاردکس اسناد پرداخته میشود. پس از آشنایی با فرآیندهای دریافت و پرداخت، مدیریت منابع مالی و امکان ردیابی گردش وجوه از مهمترین قابلیتهایی است که کاربران در فعالیتهای روزمره مالی خود به آن نیاز خواهند داشت. به همین منظور، نرمافزار وجوه نقد ابزارهای متعددی را برای مشاهده، کنترل و تحلیل وضعیت منابع مالی در اختیار کاربران قرار میدهد.
در ابتدای این آموزش، مفهوم منابع مالی یا همان عهدهها مورد بررسی قرار میگیرد. تمامی صندوقها، حسابهای بانکی، تنخواهها و سایر منابع مالی تعریفشده در سیستم به عنوان عهده شناخته میشوند و تمامی دریافتها، پرداختها، انتقال منابع و سایر عملیات مالی بر مبنای این منابع ثبت و مدیریت میگردند. کاربران با استفاده از فرمهای مرتبط با منابع میتوانند وضعیت لحظهای هر منبع، مانده موجودی، گردش عملیات و سوابق مالی مرتبط را مشاهده و کنترل نمایند.
در ادامه، امکانات مربوط به مدیریت حسابهای بانکی تشریح میشود. در این بخش نحوه مشاهده اطلاعات بانکها، حسابهای بانکی، دستهچکها و وضعیت چکهای صادره و دریافتی مورد بررسی قرار میگیرد. همچنین ارتباط میان عملیات دریافت و پرداخت، اسناد مالی و حسابهای بانکی به صورت کامل تشریح میشود تا کاربران بتوانند وضعیت منابع بانکی سازمان را با دقت بیشتری مدیریت نمایند.
بخش مهم دیگری که در این آموزش به آن پرداخته میشود، کاردکس منابع و کاردکس اسناد است. کاردکس یکی از کاربردیترین ابزارهای کنترلی در نرمافزار وجوه نقد محسوب میشود که امکان مشاهده تمامی گردشهای مالی مرتبط با یک منبع، حساب بانکی، صندوق یا تنخواه را در اختیار کاربران قرار میدهد. در کاردکس میتوان تمامی عملیات دریافت، پرداخت، انتقال منابع، صدور و برداشت چک، وصول یا عودت اسناد و سایر تراکنشهای مالی را به تفکیک مشاهده و بررسی نمود.
همچنین قابلیتهای متنوع جستجو، فیلترگذاری، مشاهده جزئیات اسناد، ردیابی منشأ هر گردش مالی و دسترسی به اسناد مرتبط از طریق کاردکس مورد آموزش قرار میگیرد. این امکانات به کاربران کمک میکند تا بتوانند سوابق مالی را با سرعت و دقت بیشتری تحلیل کرده و در صورت نیاز، منشأ هر تغییر در مانده منابع مالی را به سادگی شناسایی نمایند.
در پایان، نقش کاردکس و ابزارهای کنترلی نرمافزار در افزایش شفافیت مالی، کنترل منابع نقدی، مدیریت جریان وجوه و تسهیل فرآیندهای حسابرسی و نظارت مالی مورد بررسی قرار میگیرد. بهرهگیری صحیح از این امکانات، امکان پایش دقیق وضعیت نقدینگی سازمان، کاهش خطاهای عملیاتی و افزایش قابلیت رهگیری تمامی رویدادهای مالی را فراهم میسازد و به مدیران و کارشناسان مالی کمک میکند تا تصمیمگیریهای دقیقتر و آگاهانهتری داشته باشند.