در دومین قسمت از آموزش نرمافزار اتوماسیون اداری، به معرفی و بررسی مدیریت ضمائم و نحوه مدیریت مستندات مرتبط با اسناد سایر سیستمها پرداخته میشود. مدیریت ضمائم این امکان را فراهم میکند که اسناد ثبتشده در سایر بخشهای نرمافزار، متناسب با نیاز سازمان در اتوماسیون اداری مشاهده شده و فایلها و مستندات مرتبط با آنها بهصورت یکپارچه در سیستم ثبت، بایگانی و در صورت نیاز در فرآیندهای سازمانی مورد استفاده قرار گیرند.
در ابتدای آموزش، مفهوم مدیریت ضمائم و نحوه مشاهده اسناد سایر سیستمها در فرم مربوطه معرفی میشود. اسنادی که در این فرم قابل مشاهده هستند، متناسب با نیاز و فرآیندهای هر سازمان توسط کارشناسان شرکت تدوین فرآیند پیکربندی میشوند و در تب اسناد در اختیار کاربران قرار میگیرند. کاربر میتواند با مراجعه به هر سند، فایلها و مستندات موردنیاز را به آن ضمیمه کند. پس از انجام پیوست، سند به بخش اسناد دارای ضمیمه منتقل شده و در این بخش بایگانی میشود تا در مراجعات بعدی، امکان مشاهده سند و تمامی فایلهای مرتبط با آن وجود داشته باشد.
یکی از قابلیتهای مهم مدیریت ضمائم، امکان گردش و تأیید اسناد دارای ضمیمه در چارچوب فرآیندهای اتوماسیون اداری است. برای هر نوع سند میتوان نوع و روند درخواست متناسب با فرآیند سازمان تعریف کرد تا سند دارای ضمیمه، پس از تبدیل شدن به یک درخواست از نوع مربوطه، در مسیر تعیینشده گردش کرده و تأییدهای موردنیاز را طی کند. به این ترتیب، مستندات مرتبط با سند نیز در کنار درخواست در اختیار کاربران قرار گرفته و تصمیمگیری و تأیید بر اساس اطلاعات و مدارک مربوط به همان سند انجام خواهد شد.
هدف اصلی این قابلیت، ایجاد فرآیندی یکپارچه برای مشاهده مستندات، گردش سازمانی و تأیید اسناد سایر سیستمها است. به کمک این مکانیزم، فرآیند تأیید دیگر لزوماً وابسته به حضور کاربر در سیستم مبدأ سند نخواهد بود و میتوان بخش مربوط به بررسی و تأیید را از طریق کارتابل اتوماسیون اداری انجام داد.
برای درک بهتر این قابلیت، در آموزش نمونهای از اسناد سفارش فروش بررسی میشود. در صورتی که برای سفارش فروش، نوع درخواست و روند مربوطه در مدیریت ضمائم تعریف شده باشد، میتوان مشخص کرد که در مرحلهای از گردش، پس از مشاهده جزئیات و مستندات سفارش توسط کاربر مربوطه و انجام تأیید، یک روال اجرایی از پیش تعریفشده نیز اجرا شود. این روال اجرایی میتواند بر اساس اطلاعات همان سفارش، عملیات بعدی فرآیند فروش را بهصورت خودکار انجام دهد؛ برای مثال، پس از تأیید سفارش فروش در اتوماسیون اداری، امکان ایجاد فاکتور فروش با استفاده از اطلاعات همان سفارش فراهم شود.
به این ترتیب، کاربری که مسئول تأیید سفارش است، برای انجام این مرحله لزوماً نیازی به ورود و کار مستقیم با سیستم فروش نخواهد داشت. کافی است درخواست مربوط به سفارش را در کارتابل اتوماسیون اداری دریافت کرده، جزئیات و مستندات آن را بررسی و در صورت تأیید، درخواست را تأیید کند؛ ادامه فرآیند نیز میتواند بر اساس روال اجرایی تعریفشده بهصورت مکانیزه انجام شود.
در مجموع، مدیریت ضمائم تنها ابزاری برای نگهداری فایلهای پیوستشده به اسناد نیست، بلکه بهعنوان بستری برای اتصال اسناد سایر سیستمها به فرآیندهای اتوماسیون اداری عمل میکند. ترکیب قابلیت مشاهده و بایگانی مستندات، تعریف روندهای تأیید و استفاده از روالهای اجرایی، این امکان را فراهم میکند که فرآیندهای سازمانی بدون نیاز به جابهجایی مداوم میان سیستمهای مختلف، از طریق یک کارتابل متمرکز مدیریت شوند و در عین حال، عملیات بعدی نیز بر اساس تأییدهای انجامشده بهصورت یکپارچه و خودکار اجرا شوند.