در اولین قسمت از آموزش نرمافزار اتوماسیون اداری، فرآیند مدیریت درخواستها و ساختارهای موردنیاز برای ایجاد، گردش و پیگیری درخواستها در سازمان مورد بررسی قرار میگیرد. از آنجا که بخش مهمی از عملکرد اتوماسیون اداری بر پایه گردش درخواستها میان کاربران و واحدهای سازمانی شکل میگیرد، آشنایی با پیشنیازهای این فرآیند و نحوه تعریف صحیح ساختارهای مربوط به آن، اهمیت ویژهای دارد.
در ابتدای آموزش، پیشنیازهای راهاندازی مدیریت درخواستها از جمله چارت سازمانی، انواع درخواست و روند درخواست معرفی میشوند. در بخش چارت سازمانی توضیح داده میشود که لزوماً تمامی پرسنل سازمان نیاز به تعریف در چارت ندارند و افرادی باید در این ساختار ثبت شوند که برای استفاده از اتوماسیون اداری به حساب کاربری نیاز دارند. سپس نحوه تعریف و تنظیم واحدها، سمتها، نقشها و کاربران در چارت سازمانی مورد بررسی قرار گرفته و ساختار سازمانی موردنیاز برای گردش درخواستها بهصورت کامل تنظیم میشود.
در ادامه، فرم نوع درخواست معرفی شده و نحوه تعریف درخواستهای مختلف متناسب با نیازهای هر سازمان تشریح میشود. این بخش به سازمانها امکان میدهد انواع درخواستهای موردنیاز خود را تعریف کرده و ساختار و فرم اطلاعاتی متناسب با هر درخواست را ایجاد کنند. طراحی و تعریف این انواع درخواست میتواند توسط کارشناسان شرکت تدوین فرآیند انجام شود و در عین حال، امکانات کنترلی مختلفی نیز در زمان تعریف درخواست قابل استفاده است؛ برای مثال، در درخواستهای مرخصی میتوان کنترلهایی را برای ساعت و روز شروع درخواست در نظر گرفت تا ثبت درخواست مطابق ضوابط تعریفشده انجام شود.
پس از تعریف انواع درخواست، نحوه ایجاد روند درخواست مورد بررسی قرار میگیرد. روند درخواست مشخص میکند که یک درخواست با نوع مشخص، پس از ثبت چه مسیر و مراحلی را در سازمان طی کند و به چه واحدها یا کاربرانی ارجاع داده شود. با توجه به اینکه هدف اصلی درخواستهای اتوماسیونی، ایجاد یک گردش مشخص و قابل پیگیری در سازمان است، امکان تعریف روند هر نوع درخواست و تخصیص مراحل آن به واحدهای مختلف وجود دارد. این فرآیند میتواند توسط خود سازمان تنظیم شود و در صورت نیاز نیز با همکاری کارشناسان تدوین فرآیند، روندهای متناسب با فرآیندهای سازمان طراحی و پیادهسازی شوند.
در تعریف هر مرحله از روند درخواست، عملیات قابل انجام نیز مشخص میشود تا سیستم بداند کاربر در هر مرحله چه اقداماتی میتواند روی درخواست انجام دهد. اقداماتی مانند تأیید، برگشت، ارجاع به کاربر اولیه، اقدام اصلاحی، ملاحظه و سایر عملیات موردنیاز، متناسب با ساختار فرآیند به مراحل مختلف اختصاص داده میشوند. به این ترتیب، علاوه بر مشخص شدن مسیر گردش درخواست، اختیارات کاربر در هر مرحله نیز بهصورت دقیق کنترل خواهد شد.
یکی دیگر از امکانات مهم در روند درخواست، استفاده از روال نمایشی و روال اجرایی است. روال نمایشی این امکان را فراهم میکند که هنگام انجام یک عملیات در مرحله مشخصی از درخواست، اطلاعات مرتبط و موردنیاز در اختیار کاربر قرار گیرد؛ در حالی که روال اجرایی برای انجام خودکار یک عملیات یا ایجاد یک سند در سیستمهای مرتبط مورد استفاده قرار میگیرد. برای درک بهتر این قابلیتها، در آموزش روند درخواست کالا از انبار بررسی میشود؛ بهعنوان مثال، با تعریف یک روال نمایشی میتوان موجودی کالای موردنظر را هنگام ثبت درخواست مشاهده و بررسی کرد و با تعریف روال اجرایی، میتوان ثبت درخواست کالا در سیستم انبار را بهصورت خودکار و در قالب یک درخواست کالای اتوماسیونی انجام داد.
روالهای نمایشی و اجرایی امکانات گستردهای برای سازمانها ایجاد میکنند و میتوانند ارتباط میان فرآیندهای اداری و سایر بخشهای نرمافزار را تا حد زیادی خودکار کنند. به این ترتیب، به جای ثبت مجدد اطلاعات در سیستمهای مختلف، بخشی از فرآیند ایجاد اسناد و انتقال اطلاعات میتواند بر اساس گردش اداری تعریفشده انجام شود و فرآیندهای سازمانی با سرعت و دقت بیشتری پیش بروند.
در ادامه آموزش، فرم مدیریت درخواستها بهعنوان کارتابل درخواستهای کاربر جاری سیستم معرفی میشود. این فرم شامل بخشها و تبهای مختلفی از جمله درخواستهای دریافتی، درخواستهای ارسالی، پیشنویسها، درخواستهای بایگانیشده و تاریخچه درخواستها است که امکان مدیریت و پیگیری درخواستها را در مراحل مختلف فراهم میکنند. سپس نحوه ایجاد یک درخواست جدید و ساختار فرم درخواست مورد بررسی قرار میگیرد. فرم درخواست بر اساس نوع درخواست تعریفشده میتواند ساختاری متناسب و قابل تنظیم داشته باشد و اطلاعات موردنیاز هر فرآیند را در اختیار کاربر قرار دهد.
پس از ثبت درخواست، سیستم بر اساس روند تعریفشده برای آن نوع درخواست، مسیر گردش را آغاز کرده و درخواست را در کارتابل کاربر یا واحد مربوطه قرار میدهد. در ادامه، با استفاده از مثالهایی مانند درخواست مرخصی، روالهای نمایشی و روالهای اجرایی، نحوه عملکرد این فرآیندها بهصورت عملی نمایش داده میشود تا ارتباط میان نوع درخواست، روند، عملیات و کارتابل کاربران برای مخاطب کاملاً روشن شود.
همچنین در این بخش، قابلیت ثبت درخواست برای سایر کاربران اتوماسیون و حتی ثبت درخواست از طرف پرسنلی که دارای حساب کاربری اتوماسیون نیستند نیز معرفی میشود. این قابلیت امکان میدهد فرآیندهای اداری محدود به کاربران دارای حساب کاربری نباشند و سازمان بتواند درخواستهای مربوط به سایر پرسنل را نیز در چارچوب گردشهای تعریفشده مدیریت و پیگیری کند.
در مجموع، این قسمت از آموزش، پایه و ساختار اصلی مدیریت درخواستها در اتوماسیون اداری را از مرحله تعریف ساختار سازمانی و انواع درخواست تا طراحی روند، تعیین عملیات، استفاده از روالهای نمایشی و اجرایی و مدیریت درخواستها در کارتابل پوشش میدهد. آشنایی با این مفاهیم به سازمان کمک میکند فرآیندهای اداری خود را بهصورت ساختاریافته و قابل پیگیری در سیستم پیادهسازی کرده و با استفاده از امکانات اتوماسیون، بخشی از گردش اطلاعات و ثبت اسناد میان واحدهای مختلف را نیز به شکل خودکار انجام دهد.