در پنجمین قسمت از آموزش نرمافزار مودیان مالیاتی (صدور صورتحساب الکترونیک مالیاتی به سامانه مودیان)، به معرفی و نحوه استفاده از فرمهای موجود در منوی امکانات پرداخته میشود. این بخش با تمرکز بر ابزارهایی طراحی شده است که برای پیگیری وضعیت صورتحسابها، تکمیل اطلاعات ثبتشده در پایگاه داده و بررسی مغایرتهای احتمالی میان اطلاعات نرمافزار و سامانه مودیان مورد استفاده قرار میگیرند.
در ابتدا، فرم استعلام وضعیت ارسال صورتحساب بررسی میشود؛ فرمی که در بخشهای قبلی نیز به آن اشاره شده است. هدف از این فرم، استعلام وضعیت صورتحسابهای ارسالشده و مشخص شدن نتیجه نهایی پردازش آنها در سامانه مودیان است. به این ترتیب، صورتحسابهایی که در وضعیت در انتظار قرار دارند، مجدداً استعلام شده و در صورت تعیین تکلیف، وضعیت آنها به حالتهای قطعی مانند موفق یا ناموفق تغییر خواهد کرد.
فرآیند استعلام به این صورت است که ابتدا تاریخ سند موردنظر در فیلتر تاریخ وارد و جستجو انجام میشود. سپس تمامی صورتحسابهای مربوط به آن تاریخ نمایش داده شده و با انتخاب گزینه بررسی، فرآیند استعلام برای صورتحسابها انجام میشود و وضعیت آنها بهروزرسانی خواهد شد. در صورتی که وضعیت صورتحسابی از در انتظار به موفق تغییر کند، لازم است نتیجه این عملیات در پایگاه داده نرمافزار نیز ثبت شود. همچنین در همین فرم امکان مشاهده تاریخچه اقدامات ارسال برای یک صورتحساب مشخص و بررسی خطای دریافتشده از سامانه مودیان برای صورتحسابهای ناموفق نیز وجود دارد.
در ادامه، فرم ایجاد اسناد ارسالشده در پایگاه داده معرفی میشود. این فرم در شرایطی کاربرد دارد که یک یا چند صورتحساب با موفقیت به سامانه مودیان ارسال شده باشند، اما اطلاعات آنها در پایگاه داده نرمافزار ثبت نشده باشد. در چنین شرایطی، کاربر میتواند با تعیین بازه تاریخی و فیلتر کردن اطلاعات بر اساس موضوع صورتحساب، صورتحسابهای موردنظر را جستجو کرده و آنها را بهصورت تکی یا گروهی در پایگاه داده ثبت کند.
یکی دیگر از امکانات مهم این بخش، مغایرتگیری با فایل اکسل است. با توجه به اینکه ممکن است بین اطلاعات ثبتشده در پایگاه داده نرمافزار و صورتحسابهای موجود در کارپوشه مودیان مغایرتهایی ایجاد شود، امکان بررسی و تطبیق این اطلاعات با استفاده از فایل اکسل خروجی سامانه مودیان در نظر گرفته شده است.
در فرآیند مغایرتگیری، ابتدا فایل اکسل دریافتشده از سامانه مودیان در نرمافزار بارگذاری میشود. سپس با توجه به بازه تاریخی مورد استفاده هنگام دریافت خروجی از کارپوشه و همچنین الگوی صورتحساب، اطلاعات موجود در فایل با اطلاعات پایگاه داده نرمافزار مقایسه شده و مغایرتهای موجود شناسایی میشوند. پس از شناسایی مغایرتها، فرآیند اصلاح آنها بهصورت خودکار انجام شده و در پایان، گزارشی از نتیجه عملیات و اقدامات انجامشده در اختیار کاربر قرار میگیرد.
در مجموع، این قسمت از آموزش امکانات تکمیلی نرمافزار را برای پیگیری و تعیین وضعیت صورتحسابها، ثبت اطلاعات ارسالشده در پایگاه داده و کنترل و رفع مغایرتهای اطلاعاتی پوشش میدهد. آشنایی با این ابزارها به کاربر کمک میکند تا علاوه بر فرآیند اصلی ارسال صورتحساب، بتواند وضعیت اطلاعات را بهصورت دقیق پیگیری کرده و در صورت بروز مغایرت یا نقص در ثبت اطلاعات، اقدامات لازم را از طریق امکانات نرمافزار انجام دهد.