در این قسمت از آموزش نرمافزار مودیان مالیاتی (صدور صورتحساب الکترونیک مالیاتی به سامانه مودیان)، به فرآیند ارسال صورتحساب اصلی یا همان فاکتور فروش به سامانه مودیان پرداخته میشود. در این بخش، نحوه مشاهده صورتحسابهای فروش تأییدشده، ارسال آنها و بررسی وضعیت ارسال به سامانه مودیان بهصورت عملی آموزش داده خواهد شد.
برای ارسال صورتحسابهای اصلی، از فرم ارسال صورتحسابها استفاده میشود. در این فرم، تمامی فاکتورهای فروش تأییدشده در سیستم فروش قابل مشاهده هستند و کاربر میتواند صورتحساب موردنظر خود را برای ارسال به سامانه مودیان انتخاب و ارسال کند. همچنین در این بخش مجدداً به فرم مشاهده وضعیت صورتحسابهای ارسالنشده پرداخته میشود؛ همان فرمی که هنگام ورود به نرمافزار بهصورت پیشفرض نمایش داده میشود و از طریق منوی امکانات نیز قابل دسترسی است.
یکی از نکات مهم پیش از ارسال صورتحساب، اطمینان از صحت اطلاعات آن است. اطلاعات مربوط به خریدار، مقادیر، مبالغ و محاسبات صورتحساب باید بهدرستی ثبت شده باشند؛ چراکه وجود مغایرت یا خطا در این اطلاعات میتواند باعث عدم پذیرش صورتحساب توسط سامانه مودیان شود. از آنجا که این اطلاعات بهصورت سیستمی از سیستم فروش دریافت و محاسبه میشوند، معمولاً خطای اطلاعاتی در این مرحله رخ نمیدهد؛ مگر اینکه اطلاعات فاکتور فروش از ابتدا به اشتباه ثبت شده باشد. بنابراین، در صورت بروز خطا، بررسی اطلاعات فاکتور فروش و مقادیر مربوط به آن از اهمیت ویژهای برخوردار است.
فرآیند ارسال صورتحساب در این فرم نیز بسیار ساده است و برای ارسال نیازی به ورود اطلاعات جدید توسط کاربر وجود ندارد. پس از انتخاب صورتحساب و فشردن کلید ارسال، فرآیند ارسال به سامانه مودیان انجام شده و پس از چند ثانیه، استعلام وضعیت ارسال نیز بهصورت خودکار انجام میشود تا نتیجه به کاربر نمایش داده شود.
در ادامه، با ارسال یک صورتحساب به سامانه مودیان، یکی از وضعیتهای قابل مشاهده یعنی در انتظار (In Progress) نیز بررسی میشود. در این بخش مفهوم وضعیتهای مختلف ارسال صورتحساب و پاسخهایی که هنگام استعلام از سامانه دریافت میشوند، بهصورت مختصر توضیح داده خواهد شد. لازم است توجه داشته باشیم که صورتحسابهای ارسالشده در سامانه مودیان ممکن است بلافاصله پردازش نشوند و برای پردازش در صف قرار بگیرند.
به همین دلیل، بسته به میزان ترافیک و شرایط سامانه در زمان ارسال، ممکن است نتیجه ارسال بلافاصله به وضعیت قطعی مانند موفق یا ناموفق تغییر نکند و صورتحساب برای مدتی در وضعیت در انتظار باقی بماند. در چنین شرایطی، لازم است استعلام وضعیت صورتحساب در بازههای زمانی مختلف انجام شود تا پس از تکمیل پردازش، وضعیت نهایی آن مشخص شود.
در بخش پایانی این قسمت، فرآیند استعلام وضعیت صورتحساب نیز آموزش داده میشود تا کاربر علاوه بر نحوه ارسال صورتحساب، با روش پیگیری وضعیت آن و تشخیص نتیجه نهایی ارسال نیز آشنا شود.
در مجموع، این قسمت از آموزش فرآیند کامل ارسال صورتحساب اصلی را از مشاهده فاکتورهای فروش تأییدشده و بررسی اطلاعات آنها تا ارسال به سامانه مودیان، آشنایی با وضعیت در انتظار (In Progress) و در نهایت استعلام وضعیت نهایی صورتحساب پوشش میدهد. هدف این است که کاربر بتواند فرآیند ارسال صورتحساب را بهدرستی انجام داده و در صورت عدم دریافت نتیجه قطعی در لحظه ارسال، وضعیت صورتحساب را بهصورت صحیح پیگیری و بررسی کند.