معرفی سیستم
با وجود گذشت سالها از پیاده‌سازی انواع سیستمهای مکانیزه مالی و صنعتی در سازمان‌ها و مؤسسات اقتصادی کشور، امور اداری و دفتری اغلب این مؤسسات به طریقه‌ی دستی و سنتی انجام می شود. سرعت پایین، افزایش بوروکراسی، وابسته شدن سیستم به افراد و نیز عدم هماهنگی این روش با سیستمهای مکانیزه سبب کاهش بازده و افزایش قابل ملاحظه‌ی خطاهای انسانی در سیستمهای مکانیزه می شود. امروزه بکارگیری سیستمهای اتوماسیون اداری در کنار سایر سیستمهای مکانیزه، علاوه بر حذف بسیاری از تشریفات دست و پا گیر اداری و افزایش سرعت و دقت در انجام امور، باعث صرفه‌جویی قابل ملاحظه‌ای در زمان نیروی انسانی و نیز ملزومات مصرفی اداری می شود. انتقال انواع فرم‌ها، کارتابل‌ها و رویه‌های جاری از دنیای واقعی به جهان انفورماتیک سبب می شود تا مدیریت سازمان با اطلاع کامل و دقیق از روند انجام کار و مراحل آن، اقدام به اصلاح و بهبود روش‌های انجام کار سازمان خود نماید.
ســیســتم اتــوماســیون اداری شرکت تدوین فرآیند سعی بر آن داشته تا کلیه‌ی امور اداری یک سازمــان از حضـــور ارباب رجوع در نگهبانی موسسه تا مدیریت انواع چرخه های اسناد و قرار ملاقات‌ها و سایر موضوعات را به شکل مناسب و ساده در فضـــای مجـــازی پیاده‌سازی و کنترل نماید.
امکانات و ویژگی‌های اصلی نرم‌افزار
• تعریف قالب شماره نامه به صورت دلخواه و تاثیر پارامترهای مختلف در سریال شماره گذاری
• تعریف پرونده های موضوعی متفاوت جهت طبقه بندی نامه ها
• تعریف انواع نامه ،انواع فوریت و انواع امنیت نامه
• تعریف کلید واژه جهت دستیابی سریع به نامه ها
• تعریف فرستندگان نامه (برون سازمانی)
• اعمال تنظیمات فاکس و scanner جهت ارسال و دریافت فاکس، اسناد و تصاویر.
• تعریف چارت سازمانی و سمت های سازمان
• تنظیم روش ذخیره اطلاعات (دیتابیس-Share Folder )
• امکان ثبت انواع نامه( وارده ، صادره و داخلی )
• امکان ارجاع نامه (اصل ، رونوشت ، رونوشت مخفی)
• امکان ارجاع نامه به صورت گروهی
• امکان ثبت نامه با طبقه بندی موضوعی
• ایجاد گروههای شخصی جهت ارجاع یک نامه به کاربران دیگر.
• افزودن یک و یا چند تصویر به نامه
• دریافت یک نامه در کارتابل شخصی و رویت متن و ضمائم آن
• نمایش آخرین وضعیت نامه ها در شاخه پیگیری
• انجام عملیات بایگانی و ایجاد پوشه ها به صورت درختواره
• ارسال پیام با تعیین فوریت
• افزودن یک و یا چند فایل ضمیمه و تصویر به پیام
• ایجاد رونوشت عادی و مخقی هنگام ارسال یک پیام.
• ارسال پیام های خاص به تابلو اعلانات.
• تعریف انواع یادآوری.
• امکان تنظیم قرارهای ملاقات و ارسال پیام و یادآوری به ملاقات شونده
• امکان صدور درخواستهای سازمانی اعم از مساعده ، مرخصی و وام از طریق ارتباط با نرم افزار پرسنلی
• اعلام مناسبتها در تابلوی اعلانات مجازی به صورت الکترونیکی.
• امکان جمع آوری اطلاعات مربوط به سازمان ها در کتابچه آدرس
• اعلام دریافت نامه بر اساس اولویت نامه ها توسط سیستم
• امکان تعریف جانشین در بازه زمانی مشخص
• تعریف گیرندگان نامه جهت هر کاربر با استفاده از چارت سازمانی
• امکان کنترل و پیگیری گردش مکاتبات
• امکان جستجوی نامه و پیام بر اساس کلیه اقلام اطلاعاتی
• امکان ارسال و دریافت نامه از طریق e-mail
• دریافت نامه از سایر شعب به صورت offline
• تعریف کاربران سیستم و محدوده دسترسی کاربران.
• امکان تهیه و ساخت گزارشات متنوع به وسیله ابزار طراحی گزارشات (Report Builder)