معرفی سیستم
برخی از سازمان ها و موسسات اقتصادی، محصولات خویش را با استفاده از امکان موجود در خارج از سازمان خود تولید می کنند. برخی دیگر نیز امکانات تولید داخلی خود را به صورت پیمانکاری ادراه می کنند. مدیران این موسسات برای تصمیم گیری درباره عقد قراردادهای خرید و کنترل فعالیت پیمانکاران نیازمند اطلاعات مریوط به مانده مواد نزد پیمانکاران، مقدار کالای دریافتی از آن و وضعیت قرارداد منعقد شده هستند .
نرم افزار جامع خرید و امور قراردادها به عنوان بخشی از سیستم یکپارچه اطلاعات مدیریت تدوین فرآیند، ضمن برقراری ارتباط با سایر سیستم ها و به خصوص سیستم انبار و کنترل کیفیت، وجوه نقد و حسابداری می تواند به خوبی پاسخگوی نیازهای یاد شده باشد.
امکانات و ویژگی‌های اصلی نرم‌افزار
• امکان ثبت مشخصات اشخاص حقیقی و حقوقی، امکان ثبت انواع سفارش .
• امکان ثبت انواع قرارداد، زمان قرارداد، پیوستهای قرارداد، دلالیل الحاقیه قرارداد و دلایل پیگیری.
• امکان ثبت قراردادها، جدول حسابها ،جدول مرکز توجه، جدول شناسنامه کالا، انواع فروشندگان و گروهای فرشندگان .
• امکان تعریف انواع سند، وضعیت سند و جرائم تضامین .
• امکان تعریف انواع مدل قرارداد، الحاقیه و انواع مدل پرداخت .
• امکان تعریف پیمانکاران و انتصاب به گروه خاص، همچنین امکان تعریف کارفرمایان .
• امکان ثبت انواع قراردادها، انواع فاکتور خرید و انواع الحاقیه ها .
• امکان ثبت سفارشات مشتری و تعین مراحل نیاز مشتری که شامل دو مرحله می باشد:
• الف- امکان سنجی
• ب- ظرفیت سنجی
در هنگام ثبت سفارشات در صورتی که کالا مشخصه شده دارای عدم موجودی باشد باید مراحل مختلف امکان سنجی را برای آن تکمیل کرد و در صورتی که کالا دارای موجودی باشد باید مراحل ظرفیت سنجی آن تکمیل شود .
• امکان تعیین مراحل مختلف و تعیین مقدار تامین امکان سنجی و ظرفیت سنجی .
• امکان مشاهده نتایج بررسی سفارش شامل مراحل و مقدار نیاز سفارش و مقدار تامین امکان سنجی و ظرفیت سنجی.
• امکان ثبت تعدیلات مثبت و منفی بر روی سفارشات تصویب شده و در قسمت نتایج بررسی مشتری
• امکان ثبت قراردادهای مختلف با پیمانکاران و دریافت ریز اطلاعات قرارداد از طریق سفارشات مختلف.
• امکان ثبت ریز مفاد قرارداد و همچنین تعیین شرایط پرداخت مبلغ قرارداد در این قسمت به صورت درصدی.
• امکان ثبت پیوستهای مختلف قرارداد.
• امکان ثبت مشخصات ناظرین و کارشناسان قرارداد.
• امکان ثبت تجهیزات قرارداد، در این قسمت با انتخاب کالای مورد نظر، تجهیزات و قالب های مورد نیاز هر کالا مشخص می شود.
• امکان ثبت اطلاعات مالی قرارداد به ازای مفاد مختلف قرارداد و تعمیم شرایط پرداخت به کالا های مختلف.
• ارسال مشخصات ریالی قرارداد به بخش حسابداری پیمانکاران جهت صدور مجوز پرداخت و کنترل لحظه ای وضعیت ریالی قرارداد.
• امکان تغذیه الحاقیه قرارداد در هر مرحله از وضعیت قرارداد به تفکیک انواع الحاقیه.
• ارسال سفارشات تایید شده به عنوان درخواست خرید به بخش بازرگانی جهت پیگیری استعلام و انجام مراحل بعدی .
• امکان ثبت سفارشات مشتری و تایید سفارشات .
• امکان ثبت درخواست و تایید درخواست ها .
• امکان ثبت مناقصه، اسناد و مدارک مناقصه، تعیین وضعیت مناقصه و امکان ثبت تضامین و جرائم مناقصه .
• امکان ثبت فاکتور خرید
• امکان ثبت فاکتور انواع قرارداد، مراحل قرارداد، شرایط پرداخت و دریافت ریز اطلاعات قرارداداز طریق گزارشات، امکان ثبت اضافات و کسورات قرارداد، امکان ثبت تضامین و جرائم قرارداد .
• امکان دریافت صورت وضعیت قراردادها و فاکتور خریدها
• امکان دریافت گزارش از تمامی فرمها…..