معرفی سیستم
برخی از سازمان‌ها و مؤسسات اقتصادی، محصولات و خدمات خود را در قالب عقد قرارداد مشخص و در یک بازه زمانی در دوره های متفاوت به مشتریان عرضه می نمایند . این درحالیست که سیاستهای فروش عادی هر سازمان می تواند کاملا متفارت از فروشهای قراردادی باشد. مدیران این مؤسسات برای تصممیم‌گیری درباره‌ی عقد قراردادهای فروش ، نیازمند اطلاعات مریوط به مانده‌ی قرارداد های فروش، میزان مبالغ دریافتی از آنان و وضعیت قرارداد منعقد شده هستند.
نرم‌افزار کنترل قراردادهای فروش به عنوان بخشی از مجموعه‌ی سیستم یکپارچه‌ی اطلاعات مدیریت تدوین فرآیند، ضمن برقراری ارتباط با سایر سیستم‌ها و بخصوص سیستم انبار، سیستم مدیریت مالی و سیستم مدیریت وجوه نقد می‌تواند به خوبی پاسخگوی نیاز های یاد شده باشد.
امکانات و ویژگی‌های اصلی نرم‌افزار
• تنظیم پروژه سرویس با درج اطلاعات اصلی و فرعی
• استعلام و پیگیری پروژه سرویس از کارشناسان مربوطه
• تضمین ها، پرداخت پیش پرداخت،پرداخت قطعی، حسن انجام کار و علی الحساب و….
• کنترل عملکرد و صورت وضعیت ها
• الحاقیه ها و متمم های قرارداد
• تهیه گزارش های متنوع مربوطه شامل کنترل وضعیت قرارداد، صورت وضعیت ، شرایط پرداخت و صورتحساب بصورت ریالی و ارزی
• مدیریت امور حسابداری قراردادها
• محاسبه کسور (استهلاک پیش پرداخت، کسور قانونی، کسور موردی،)
• ثبت مالی عملیات اجرای قرارداد (صدور مکانیزه اسناد مالی با قوانین و ضوابط دلخواه) همراه با رویت ریز مالی قبل از ارسال
• صدور مجوز و پیش بینی دریافت وجوه به خزانه داری
• صدور مجوز دریافت و پرداخت تضامین
• فراهم آوردن اطلاعات لازم برای حصول به قیمت تمام شده کالا/خدمات تا سطح پروژه/فعالیت
• پشتیبانی از قراردادهای ارزی ، ریالی در هر ردیف قرارداد تا مراحل پایانی
• ثبت و نگهداری انواع مستندات چندرسانه ای مرتبط با قرارداد از تمامی فرمت های رایج (پیوست قرارداد)
• محاسبه خودکار جریمه با توجه به زمان انجام کار
• تنظیم زمان بندی کلی و جزئی همراه با تقسیم بندی ابتدا و انتهای دوره
• ثبت صورتحساب های کالا، دوره ای و خدماتی
• ثبت درخواست خدمات مازاد و دستور کار مازاد
• صدور درخواست کالا بهمراه تعیین روش قیمت دار کردن کالا
• ثبت و کنترل مدیریت درخواست (اتوماسیون داخلی قرارداد های فروش) و نمایش خلاصه اطلاعات قرارداد گزارشات کاربردی
• قراردادها به تفکیک مشتری، شماره قرارداد، مبلغ و عنوان پروژه سرویس
• صورتحساب های پرداخت شده به تفکیک کارفرما، پروژه سرویس و قرارداد
• قراردادهای (خدمات / کالا) متنوع هر مشتری
• سوابق کارشناسان پروژه سرویس ها
• صورت وضعیت های تأیید شده/نشده به تفکیک مشتری، پروژه سرویس و قرارداد
• کلیه کسورات اعم از قانونی (بیمه، مالیات، حسن انجام کار) و استهلاک پیش پرداخت ها و علی الحساب ها به تفکیک قرارداد، مشتری و پروژه سرویس
• اسناد تضمین هر قرارداد
• تاریخ انقضاء اسناد تضامین قراردادها به تفکیک قرارداد، مشتری و پروژه سرویس
• کسورات هر صورت وضعیت به تفکیک قرارداد، مشتری و پروژه سرویس
• کنترل مانده پیش پرداخت قابل تسویه به تفکیک هر قرارداد
• اقلام قرارداد به تفکیک شماره قرارداد، مشتری و پروژه سرویس
• تضامین دریافت شده و پیش پرداخت های پرداخت شده به تفکیک اقلام هر قرارداد
ارتباط با سایر سیستم ها
• حسابداری مالی: صدور/برگشت خودکار سند مالی بر اساس صورت وضعیت صادر شده
• مدیریت وجوه نقد -خزانه داری: ارسال اطلاعات ریالی مراحل انجام شده قرارداد و تبدیل مکانیزه آنها به اسناد دریافت یا پرداخت؛ امکان رویت وضعیت جاری اسناد پرداخت مربوطه از طریق قراردادها به صورت همزمان
• انبار (کنترل موجودی و حسابداری انبار): دریافت اطلاعات اسناد فروش (حواله)، برگشت به انبار، به عنوان عملکرد قرارداد؛ قیمت گذاری اسناد انبار و تعیین ریال محاسبه شده با توجه به روش تعیین قیمت گذاری و ثبت آن در صورت حساب کالا و …