در این ویدئو، جداول پایه و زیرساختهای اصلی نرمافزار کنترل موجودی و حسابداری انبار بررسی میشود؛ بخشهایی که مبنای ثبت، نگهداری و گردش دقیق اطلاعات کالا و انبار بوده و بدون تعریف صحیح آنها، مدیریت موجودی و عملیات انبار با خطا و عدم انطباق با واقعیت مواجه خواهد شد.
آموزش با معرفی جدول انبارها آغاز میشود؛ جایی که تمامی انبارهای سازمان بهصورت تفکیکشده همراه با اطلاعات ضروری ثبت میگردند تا ساختار سیستم با ساختار واقعی انبارها منطبق شود. در این بخش، مشخصاتی مانند نوع انبار، نوع ارز، سیستم وضعیت انبار و وضعیت انبارگردانی تعریف میشوند. همچنین ماهیت انبار از نظر نوع اقلام نگهداریشده مشخص میگردد که میتواند شامل مواد اولیه، نیمهساخته، محصول نهایی، قطعات، اقلام مصرفی و سایر دستهبندیها باشد. در ادامه، به اهمیت تخصیص دسترسی کاربران به انبارها از طریق سیستم مدیریت کاربران اشاره میشود تا کنترل و امنیت اطلاعات در سطح عملیاتی حفظ گردد.
در بخش بعدی، جدول شناسنامه کالا بهعنوان یکی از کلیدیترین جداول سیستم معرفی میشود. در این جدول، تمامی کالاها و محصولات ثبت و مدیریت میشوند. برای تعریف هر کالا، اطلاعاتی مانند کد، شرح، واحد سنجش و نوع کالا الزامی است. همچنین قابلیت تعریف کد کالا بهصورت ساختاریافته و خودکار از طریق کلاس کالا بررسی میشود؛ بهطوری که با تعیین الگوی مشخص، سیستم میتواند کد کالا را بر اساس ساختار تعریفشده تولید کند. این رویکرد، علاوه بر افزایش سرعت ثبت اطلاعات، به استانداردسازی و یکپارچگی کدینگ کالاها در سازمان کمک میکند.
در ادامه، جدول انواع فرم معرفی میشود؛ قابلیتی که امکان تعریف چندین نوع فرم برای یک نوع سند را فراهم میکند. این ویژگی به سازمان اجازه میدهد تا بر اساس نیازهای عملیاتی یا ساختارهای مختلف، فرمهای متنوعی با فیلدهای اجباری و اختیاری متفاوت تعریف کند. بهعنوان مثال، یک نوع سند مانند درخواست خرید میتواند دارای فرمهای مجزای داخلی و خارجی باشد که هرکدام الزامات اطلاعاتی متفاوتی دارند، در حالی که از نظر ماهیت سند یکسان هستند.
در بخش پایانی، جدول سفارش کار بررسی میشود که نقش مهمی در ارتباط بین فرآیندهای فروش، تولید و انبار ایفا میکند. نحوه ثبت اطلاعات در این جدول بسته به نوع فعالیت سازمان متفاوت است؛ در شرکتهای تولید سفارشی، این اطلاعات معمولاً بر اساس سفارش فروش تکمیل میشود، در حالی که در تولیدات سریسازی، میتوان از قراردادها یا کدهای توافقی بهعنوان مبنای سفارش کار استفاده کرد.
این آموزش، پایههای لازم برای تعریف ساختار انبارها، کالاها و فرمهای عملیاتی را فراهم میکند و پیشنیاز ورود به فرآیندهای اجرایی مانند ثبت اسناد انبار، کنترل موجودی و مدیریت گردش کالا در سیستم محسوب میشود.