در این ویدئو، سایر اسناد کاربردی در نرمافزار کنترل موجودی و حسابداری انبار بررسی میشود؛ اسنادی که برای مدیریت شرایط خاص در گردش کالا مانند برگشت، مصرف مستقیم و انتقال بین انبارها مورد استفاده قرار میگیرند و نقش مهمی در حفظ دقت موجودی و انعکاس صحیح عملیات واقعی دارند.
آموزش با معرفی سند مصرف مستقیم آغاز میشود؛ سندی که برای ثبت مصرف کالا بدون طی کامل چرخه دریافت و حواله استفاده میشود. این فرم از منوی اسناد وارده در دسترس بوده و با انتخاب نوع فرم و فراخوانی اطلاعات از رسید موقت، ثبت میگردد. با ثبت این سند، سیستم بهصورت خودکار یک رسید مستقیم و یک حواله مستقیم ایجاد میکند تا اثرات مالی و انباری این عملیات بهصورت همزمان و یکپارچه در سیستم اعمال شود.
در ادامه، سند برگشت به انبار بررسی میشود. این سند در شرایطی کاربرد دارد که اقلامی قبلاً از انبار به واحدهای مصرفکننده مانند تولید تحویل داده شده و به هر دلیل نیاز به بازگشت تمام یا بخشی از آنها به انبار وجود داشته باشد. ثبت این سند با ارجاع به حواله صادرشده قبلی انجام میشود و کاربر میتواند مقدار موردنظر را به انبار بازگرداند. همچنین امکان ثبت علت برگشت از طریق یک جدول قابل تنظیم فراهم شده است تا دلایل این عملیات بهصورت شفاف مستندسازی شود.
سپس به سند برگشت از رسید پرداخته میشود؛ سندی که برای بازگرداندن کالاهای خریداریشده به تأمینکننده مورد استفاده قرار میگیرد. این سند از طریق اسناد صادره قابل دسترسی بوده و با ارجاع به رسید ثبتشده، امکان برگشت کل یا بخشی از اقلام را فراهم میکند. یکی از شروط مهم در ثبت این سند، وجود موجودی از اقلام موردنظر و عدم مصرف یا حواله آنها در سیستم است، تا از بروز مغایرت در موجودی جلوگیری شود.
در بخش بعدی، فرآیند حواله انتقال بین انبارها بررسی میشود. این سند زمانی کاربرد دارد که نیاز به جابجایی کالا بین انبارهای مختلف سازمان، بهصورت فیزیکی یا سیستمی وجود داشته باشد. در این فرآیند، انبار مبدأ بهصورت پیشفرض انبار جاری سیستم در نظر گرفته شده و انبار مقصد باید بر اساس ماهیت کالاها با انبار مبدأ سازگار باشد. ثبت این سند میتواند با ارجاع به درخواست کالا یا بهصورت دستی انجام شود و انعطافپذیری لازم برای سناریوهای مختلف انتقال را فراهم میکند.
این آموزش، مجموعهای از اسناد تکمیلی در مدیریت انبار را معرفی میکند که به کاربر امکان میدهند سناریوهای متنوع عملیاتی را بهصورت دقیق در سیستم ثبت کرده و از بروز مغایرت در موجودی و اطلاعات مالی جلوگیری نماید.