در این ویدئو، فرآیند تغذیه سفارشات و گردش اسناد انبار در نرمافزار کنترل موجودی و حسابداری انبار بررسی میشود؛ فرآیندی که ارتباط بین واحدهای مختلف سازمان، از درخواست داخلی تا تأمین و تحویل کالا را بهصورت یکپارچه مدیریت میکند.
آموزش با معرفی سند درخواست کالا آغاز میشود؛ سندی داخلی که واحدهای سازمان برای تأمین نیازهای خود از انبار ثبت میکنند. در این فرم، اطلاعاتی مانند نوع فرم، انبار، شماره و تاریخ سند بهصورت سیستمی ثبت شده و در بخش جزئیات، کالاهای موردنیاز به همراه مقدار درخواست، مرکز یا شماره سفارش درج میگردد. این سند نقطه شروع جریان تأمین کالا در سازمان است.
در ادامه، نحوه پاسخگویی انبار به درخواستها بررسی میشود. در صورت وجود موجودی، تحویل کالا از طریق ثبت سند حواله انبار انجام میگیرد. این حواله با ارجاع به درخواست کالا ثبت شده و امکان تحویل کامل یا بخشی از مقدار درخواست را فراهم میکند. در مواردی که موجودی کافی نباشد، برای تأمین مابقی نیاز، سند درخواست خرید کالا ثبت میشود که مجدداً با ارجاع به درخواست اولیه، مقدار باقیمانده را پوشش میدهد.
در بخش بعدی، ارتباط سیستم انبار با فرآیندهای خرید تشریح میشود. درخواست خرید ثبتشده به سیستم خرید و امور قراردادها منتقل شده و ادامه فرآیند شامل تأیید، ثبت سفارش، صدور مجوز حمل و تأمین کالا در آن سیستم انجام میگیرد. پس از تأمین کالا، در صورت وجود فرآیند کنترل کیفیت، ابتدا رسید موقت ثبت میشود و پس از تأیید، رسید قطعی در سیستم انبار ثبت خواهد شد. ثبت رسید قطعی با ارجاع به رسید موقت انجام شده و موجودی انبار را بهصورت نهایی بهروزرسانی میکند. در نهایت، برای تحویل کالا به واحد درخواستکننده، حواله انبار دیگری بر اساس درخواست اولیه صادر میشود.
در ادامه، به برخی امکانات تکمیلی سیستم در حوزه مهندسی انبار و تولید اشاره میشود. یکی از این قابلیتها، استاندارد ساخت کالا است که امکان تعریف اقلام و مواد موردنیاز برای تولید یک محصول را بدون وابستگی به فرآیند تولید فراهم میکند. این ساختار بهعنوان یک الگوی ثابت قابل استفاده مجدد بوده و در محاسبه بهای تمامشده، برنامهریزی تأمین و ثبت درخواستها کاربرد دارد. همچنین این امکان وجود دارد که در زمان ثبت درخواست کالا، بهجای ورود دستی اقلام، از استاندارد ساخت استفاده شده و با تعیین تعداد محصول موردنظر، تمامی مواد موردنیاز بهصورت خودکار در سند درخواست درج شوند.
در بخش پایانی، تفاوت فرآیندها در انبار محصول نسبت به انبار مواد بررسی میشود. در انبار محصول، ثبت درخواست کالا معمولاً انجام نمیشود و تحویل محصول بر اساس سفارش ثبتشده در سیستم فروش و از طریق حواله محصول صورت میگیرد.
همچنین به مفهوم انبارهای سریالی و پارشیال اشاره میشود. در انبارهای سریالی، هر کالا با یک شماره سریال یکتا شناسایی شده و هر سریال معمولاً دارای یک مسیر مشخص ورود و خروج است که امکان ردیابی دقیق هر واحد کالا را فراهم میکند. در مقابل، در انبارهای پارشیال، هر سریال میتواند چندین بار ورود و خروج داشته باشد و بهنوعی رفتار آن ترکیبی از مدیریت سریالی و تعدادی است؛ این مدل بیشتر در شرایطی کاربرد دارد که نیاز به ردیابی سریال وجود دارد، اما محدودیت یکبار ورود و خروج برای هر سریال مطرح نیست.
این آموزش، نمایی کامل از گردش اسناد انبار از مرحله درخواست تا تأمین و تحویل کالا ارائه میدهد و با معرفی ابزارهای تکمیلی، امکان مدیریت دقیقتر موجودی، کاهش خطا و افزایش بهرهوری در فرآیندهای انبارداری را فراهم میکند.