در نخستین بخش از آموزش نرمافزار خرید و امور قراردادها (حسابداری پیمانکاران)، به معرفی و آموزش جداول پایه سیستم پرداخته میشود. جداول پایه، زیرساخت اطلاعاتی این ماژول را تشکیل میدهند و تمامی فرآیندهای مرتبط با درخواست خرید، استعلام، سفارش، قرارداد، تأمین کالا و خدمات و سایر عملیات خرید بر اساس اطلاعات ثبتشده در این بخش انجام خواهند شد. بنابراین، آشنایی با ساختار این جداول و تکمیل صحیح آنها، اولین گام برای استقرار و بهرهبرداری صحیح از سیستم خرید و امور قراردادها محسوب میشود.
در ابتدای آموزش، جدول بخشها معرفی میشود. این جدول امکان تفکیک فرآیندهای خرید در واحدها یا بخشهای مختلف سازمان را فراهم میکند. هنگام ورود به نرمافزار، کاربر ابتدا بخش کاری مورد نظر خود را انتخاب میکند تا تمامی عملیات ثبت و مدیریت اسناد در همان محدوده انجام شود. این قابلیت به سازمانهایی که دارای واحدهای خرید مستقل یا چندین دپارتمان اجرایی هستند کمک میکند تا اطلاعات هر بخش به صورت مجزا مدیریت شده و کنترل دقیقتری بر فرآیندهای خرید داشته باشند.
در ادامه، فرم انتصاب انبار به بخش مورد بررسی قرار میگیرد. از طریق این فرم مشخص میشود که هر بخش به کدام انبارها دسترسی داشته باشد و امکان ثبت اسناد مربوط به آنها را در اختیار داشته باشد. در صورتی که انباری برای یک بخش تعریف نشده باشد، کاربران آن بخش قادر به ثبت یا مشاهده اطلاعات مرتبط با آن انبار نخواهند بود. این مکانیزم نقش مهمی در کنترل دسترسی کاربران و مدیریت صحیح اطلاعات انبارها ایفا میکند.
سپس به جدول گروههای خرید پرداخته میشود. گروههای خرید با هدف مدیریت ساختار سازمانی واحد خرید و کنترل سطح دسترسی کاربران تعریف میشوند. با تخصیص کاربران به گروههای مختلف، امکان محدودسازی دسترسی آنها به بخشهای مشخص و همچنین مدیریت مسئولیتهای خرید در سازمان فراهم خواهد شد. این قابلیت علاوه بر افزایش امنیت اطلاعات، موجب ساماندهی بهتر فرآیندهای خرید در سازمانهای بزرگ نیز میشود.
یکی دیگر از مهمترین جداول پایه این سیستم، جدول کالا و خدمت است. تمامی کالاها، مواد اولیه، قطعات، خدمات و سایر اقلامی که در فرآیندهای خرید و قراردادها مورد استفاده قرار میگیرند، در این جدول تعریف میشوند. هنگام ثبت هر کالا یا خدمت، اطلاعاتی نظیر کد، شرح، گروه، کلاس، واحد اندازهگیری و سایر مشخصات اصلی ثبت خواهد شد. همچنین ماهیت کالا یا خدمت نیز مشخص میشود تا سیستم بتواند آن را در دستهبندیهایی مانند مواد اولیه، نیمهساخته، محصول، قطعه، ملزومات، خدمات و سایر گروههای اطلاعاتی مدیریت نماید. این طبقهبندی علاوه بر افزایش دقت در ثبت اسناد، نقش مهمی در گزارشگیری و تحلیل اطلاعات خرید خواهد داشت.
در ادامه، جدول فروشندگان یا تأمینکنندگان معرفی میشود که یکی از اساسیترین اطلاعات پایه در سیستم خرید و امور قراردادها به شمار میرود. تمامی اشخاص حقیقی و حقوقی که سازمان کالا یا خدمات مورد نیاز خود را از آنها تأمین میکند، باید در این جدول ثبت شوند. در زمان تعریف فروشنده، اطلاعاتی نظیر کد فروشنده، نام، مرکز توجه متناظر در سیستم حسابداری مالی و سایر اطلاعات شناسایی ثبت میشود. همچنین نوع فروشنده نیز از میان گزینههای از پیش تعریفشده، مانند اشخاص حقیقی یا حقوقی، انتخاب میگردد تا اطلاعات تأمینکنندگان به شکلی استاندارد و یکپارچه در اختیار تمامی بخشهای نرمافزار قرار گیرد.
این بخش، پایه و اساس تمامی فرآیندهای نرمافزار خرید و امور قراردادها را تشکیل میدهد. اطلاعاتی که در جداول پایه ثبت میشوند، در تمامی مراحل بعدی از جمله ثبت درخواست خرید، استعلام قیمت، سفارش خرید، انعقاد قرارداد، دریافت کالا و خدمات، کنترل تعهدات تأمینکنندگان و تهیه گزارشهای مدیریتی مورد استفاده قرار خواهند گرفت. تعریف صحیح این اطلاعات، علاوه بر افزایش سرعت و دقت عملیات، موجب یکپارچگی اطلاعات میان سیستم خرید، انبار، حسابداری مالی و سایر زیرسیستمهای نرمافزارهای شرکت تدوین فرآیند خواهد شد.