در این بخش از آموزش نرمافزار خرید و امور قراردادها (حسابداری پیمانکاران)، فرآیند ثبت، دریافت و تأیید درخواستهای خرید بهعنوان نقطه آغاز چرخه تأمین کالا و خدمات مورد بررسی قرار میگیرد. درخواست خرید، مبنای تمامی فعالیتهای بعدی واحد خرید از جمله استعلام، مناقصه، عقد قرارداد و سفارشگذاری است؛ ازاینرو صحت و یکپارچگی اطلاعات آن نقش مهمی در مدیریت فرآیندهای تأمین و کنترل نیازهای سازمان ایفا میکند.
در ابتدای این آموزش، نحوه مدیریت فرم درخواست خرید کالا و ثبت، مشاهده و ویرایش درخواستها تشریح میشود. سپس ارتباط یکپارچه میان سیستم کنترل موجودی و حسابداری انبار و سیستم خرید و امور قراردادها مورد بررسی قرار گرفته و نحوه دریافت خودکار درخواستهای خرید صادرشده از انبار آموزش داده میشود. همچنین تنظیمات مرتبط با دریافت درخواستها، از جمله دریافت صرفاً درخواستهای تأییدشده یا امکان دریافت درخواستهای در انتظار تأیید، بهطور کامل توضیح داده خواهد شد.
در ادامه، فرآیند انتقال تغییرات ناشی از اسناد تعدیل درخواست نیز بررسی میشود؛ بهگونهای که هرگونه اصلاح در مقادیر یا اقلام درخواست ثبتشده در سیستم انبار، بهصورت مکانیزه در سیستم خرید اعمال شده و اطلاعات هر دو سیستم همواره همگام و یکپارچه باقی بماند.
بخش پایانی این آموزش به فرآیند تأیید درخواستهای خرید اختصاص دارد. در این قسمت، نحوه بررسی، تأیید، رد تأیید و مدیریت وضعیت درخواستها آموزش داده شده و نقش کنترلهای سیستمی در هدایت صحیح فرآیند خرید تشریح میشود. همچنین انواع روشهای خرید از جمله خرید عادی، استعلامی، مناقصهای، قراردادی و اضطراری معرفی شده و تأثیر هر یک بر ادامه فرآیند تأمین کالا و خدمات مورد بررسی قرار میگیرد.
در پایان این بخش، کاربر با سازوکار کامل ایجاد، دریافت، کنترل و تأیید درخواستهای خرید آشنا خواهد شد و آمادگی لازم برای ورود به مراحل بعدی فرآیند خرید، از جمله استعلام قیمت، انتخاب تأمینکننده و ثبت سفارش را به دست خواهد آورد.
در پایان نیز به ثبت سند معدومسازی دارایی پرداخته میشود. این سند در شرایطی مورد استفاده قرار میگیرد که دارایی به دلیل فرسودگی، حادثه، از بین رفتن یا هر عامل دیگری قابلیت بهرهبرداری خود را از دست داده باشد. پس از ثبت سند معدومسازی، وضعیت دارایی در سیستم تغییر یافته و محاسبات استهلاک برای آن متوقف خواهد شد.
گردش اسناد دارایی، هسته اصلی مدیریت چرخه عمر داراییها در نرمافزار اموال و داراییهای ثابت را تشکیل میدهد. ثبت صحیح و بهموقع این اسناد علاوه بر ایجاد شفافیت کامل در وضعیت داراییهای سازمان، امکان محاسبه دقیق استهلاک، کنترل محل استقرار و بهرهبرداری، مدیریت تغییرات و تهیه گزارشهای مالی و مدیریتی قابل اتکا را فراهم میسازد.