در این بخش از آموزش نرمافزار خرید و امور قراردادها (حسابداری پیمانکاران)، انواع روشهای خرید و نحوه مدیریت هر یک از آنها در سیستم مورد بررسی قرار میگیرد. با توجه به اینکه در بخشهای پیشین فرآیند ثبت و تأیید درخواست خرید آموزش داده شد، در این قسمت نحوه تعیین مسیر مناسب برای هر درخواست و امکانات مرتبط با هر روش خرید تشریح خواهد شد.
در ابتدای آموزش، ساختار بخشها و انتخاب بخش کاری هنگام ورود به سیستم مرور شده و سپس انواع روشهای خرید شامل مناقصهای، اضطراری، عادی، قراردادی و استعلامی معرفی میشوند. در ادامه، با انتخاب یک درخواست و تعیین نوع خرید مناقصهای، نحوه تأیید درخواست و انتقال آن به فرم درخواستهای مناقصهای نمایش داده میشود. همچنین امکان تفکیک و مدیریت درخواستها بر اساس گروههای خرید نیز مورد بررسی قرار میگیرد.
در ادامه، فرآیند مدیریت یک درخواست مناقصهای بهصورت عملی آموزش داده میشود. پس از فراخوانی درخواست، اطلاعات تکمیلی از جمله نوع مناقصه، تاریخ و سایر مشخصات مرتبط ثبت شده و سپس از طریق فرم مناقصهگران، تأمینکنندگان یا اشخاصی که در فرآیند مناقصه مشارکت خواهند داشت، به درخواست اختصاص داده میشوند. همچنین امکانات مربوط به تعریف و ثبت ضمانتها و جرائم شامل نوع، مبلغ و سایر جزئیات مرتبط بررسی خواهد شد.
یکی دیگر از بخشهای مهم این فرآیند، ثبت و نگهداری پیشنهادهای قیمت است. در تب نتیجه بررسی قیمتها، پیشنهادهای ارائهشده توسط تأمینکنندگان ثبت شده و اطلاعات لازم برای بررسی و مقایسه پیشنهادها در اختیار کاربر قرار میگیرد تا فرآیند بررسی و تصمیمگیری خرید بر مبنای اطلاعات ثبتشده انجام شود.
در بخش دیگری از آموزش، خرید استعلامی نیز معرفی شده و فرم درخواستهای خرید استعلامی، نحوه ثبت اطلاعات و امکانات مرتبط با آن مورد بررسی قرار میگیرد. هدف از این بخش، ایجاد شناخت عملی نسبت به تفاوت مسیرهای مختلف خرید و نحوه هدایت درخواستها در سیستم متناسب با روش انتخابشده است.
در مجموع، این قسمت با معرفی تمامی انواع خرید موجود در سیستم و بررسی جزئیتر دو روش مناقصهای و استعلامی، دید کاملی از نحوه مدیریت فرآیندهای مختلف تأمین در اختیار کاربر قرار میدهد. تنوع روشهای خرید و امکانات کنترلی و اطلاعاتی پیشبینیشده در این بخش، به سازمان کمک میکند تا فرآیند تأمین کالا و خدمات را متناسب با شرایط هر درخواست، با ساختاری مشخص، قابل پیگیری و منطبق با ضوابط داخلی خود مدیریت کند.