در چهارمین قسمت از آموزش نرمافزار خرید و امور قراردادها (حسابداری پیمانکاران)، فرآیند ثبت و مدیریت فاکتور خرید و ارتباط آن با اسناد انبار و حسابداری مالی مورد بررسی قرار میگیرد. فاکتور خرید یکی از مراحل مهم در زنجیره تأمین کالا و خدمات است که اطلاعات خرید ثبتشده در مراحل قبل را به فرآیندهای مالی و حسابداری سازمان متصل میکند.
در ابتدای آموزش، نحوه ثبت فاکتور از طریق فرم فاکتور خرید تشریح میشود. یکی از نکات مهم در این فرآیند، وجود رسید انبار پیش از ثبت فاکتور است؛ به این معنا که کالاهای خریداریشده باید ابتدا توسط کارشناس انبار در سیستم کنترل موجودی و حسابداری انبار ثبت و رسید انبار برای آنها صادر شده باشد. پس از ایجاد فاکتور جدید و انتخاب تأمینکننده، درخواستهای مرتبط با آن تأمینکننده در تب درخواستها قابل مشاهده خواهند بود. همچنین با فعالسازی گزینه نمایش درخواستهای رسیدشده، تنها درخواستهایی نمایش داده میشوند که برای آنها رسید انبار ثبت شده و امکان صدور فاکتور دارند.
در ادامه، نحوه انتخاب درخواست و رسید انبار موردنظر و فراخوانی اطلاعات آن در فاکتور خرید آموزش داده میشود. اطلاعات تکمیلی و توضیحات موردنیاز نیز در صورت لزوم قابل ثبت بوده و در نهایت مبلغ فاکتور تعیین میشود. همچنین نحوه اعمال تخفیف و عوارض در فاکتور مورد بررسی قرار میگیرد؛ بهگونهای که در صورت نیاز، مبلغ تخفیف ثبت شده و با فعالسازی گزینه محاسبه عوارض، مبالغ مربوط به عوارض فاکتور محاسبه خواهند شد. نوع خرید نیز متناسب با نوع خرید تعیینشده در درخواست، در فاکتور مشخص میشود.
یکی از نکات مهم این فرآیند، ارتباط مستقیم فاکتور خرید با سیستم انبار است. پس از ثبت فاکتور، مبلغ آن به رسید انبار مرتبط ارسال شده و رسید انبار دارای ارزش ریالی خواهد شد. در نتیجه، انباردار میتواند بر اساس ارزش ریالی ثبتشده، فرآیند قیمتگذاری موجودی را انجام داده و حواله خروج کالا را نیز بر مبنای همان رسید تکمیل کند. به این ترتیب، اطلاعات مالی خرید و اطلاعات مقداری و ریالی موجودی در سیستم با یکدیگر هماهنگ خواهند بود.
پس از ثبت و بررسی اطلاعات فاکتور، امکان تأیید فاکتور خرید نیز وجود دارد. با تأیید فاکتور، امکان اصلاح اطلاعات آن برای کاربرانی که دسترسی رد تأیید ندارند، از بین خواهد رفت و کنترل بیشتری بر صحت و نهاییشدن اطلاعات ثبتشده ایجاد میشود.
در ادامه، نحوه ارتباط فاکتور خرید با حسابداری مالی بررسی خواهد شد. پس از تأیید فاکتور، از طریق وضعیت مربوط به آن میتوان فاکتور را برای صدور سند حسابداری ارسال کرد. در صورتی که ضوابط و شابلونهای ارسال به حسابداری مالی از قبل تعریف شده باشند، سیستم بر اساس قواعد تعیینشده، حسابها و ماهیت آنها را تشخیص داده و اطلاعات لازم برای ایجاد سند مالی را فراهم میکند. پس از بررسی ریز مالی و ثبت شرح موردنظر، سند فاکتور قابل ارسال به سیستم حسابداری مالی خواهد بود.
ارسال اسناد به حسابداری مالی تنها بهصورت تکسند انجام نمیشود؛ بلکه در فرم صدور سند مالی از منوی عملیات مالی نیز امکان انتخاب و صدور گروهی اسناد با استفاده از فیلترهای زمانی و سایر شرایط موردنیاز وجود دارد. این قابلیت، فرآیند ثبت اسناد مالی مربوط به تعداد زیادی فاکتور را سادهتر کرده و امکان مدیریت متمرکزتر عملیات مالی را فراهم میکند.
در مجموع، در قسمتهای ابتدایی آموزش خرید و امور قراردادها، ابتدا ساختارهای پایه و اطلاعات موردنیاز برای فرآیند خرید معرفی شد، سپس نحوه ثبت و تأیید درخواست خرید و روشهای مختلف خرید از جمله مناقصهای و استعلامی مورد بررسی قرار گرفت و در این قسمت، فرآیند با ثبت و تأیید فاکتور خرید و ارتباط آن با انبار و حسابداری مالی تکمیل میشود. درک این زنجیره به کاربر کمک میکند تا ارتباط میان درخواست خرید، فرآیند تأمین، رسید انبار، فاکتور خرید و سند حسابداری را بهصورت یکپارچه درک کرده و نقش هر مرحله را در گردش اطلاعات سازمان بشناسد. این یکپارچگی، علاوه بر افزایش دقت و قابلیت پیگیری اطلاعات، زمینه لازم برای کنترل بهتر فرآیند خرید و ثبت صحیح آثار مالی و انباری آن را فراهم میکند.